Конфиденциальность на рабочем месте охватывает несколько вопросов: кто может подслушать разговор, какие данные собирает работодатель, как раскрывается мониторинг и где может происходить конфиденциальная работа. Правовой ответ зависит от местоположения, трудовых отношений и технологии.
Это руководство содержит оперативные вопросы и не является юридической консультацией.
Какие виды деятельности требуют большей конфиденциальности?
Определите, какие разговоры и задачи требуют большей конфиденциальности, и используйте приведенные ниже примеры для отображения потенциального воздействия. Для каждого мероприятия запишите его местоположение, типичное количество участников, частоту, продолжительность и наличие подходящего пространства при необходимости. Используйте категории активности, а не конфиденциальные детали встречи.
| Активность | Потенциальное воздействие | Практические действия |
|---|---|---|
| HR или дисциплинарное совещание | Разговор слышен снаружи; тема встречи видна на дисплее | Оценить пригодность номера и ограничить детали бронирования |
| Обсуждение здоровья сотрудников | Обсуждение происходит за открытым столом; чувствительные детали появляются в общих заметках | Определите подходящее закрытое пространство и используйте ограниченное хранилище записей |
| Клиент или юридический вызов | Нет подходящей комнаты; экран виден другим | Обзор наличия номеров, обзорных линий и требований вызова |
| Конфиденциальная встреча проекта | Документы или заметки на доске остаются видимыми после использования | Очистка документов и досок и завершение сеансов общего экрана после использования |
Просмотрите результаты с помощью команд Facilities, HR, IT/безопасности и юристов. Объекты могут оценивать пространство и планировку, ИТ/безопасность могут проверять оборудование и настройки доступа, а команды кадров и юристов могут уточнять требования конфиденциальности и записи.
Используйте результаты для создания краткого изложения потребностей в конфиденциальности, текущих пробелов и ответственных команд.
Могут ли существующие помещения удовлетворить эти потребности?
Физическая конфиденциальность зависит от пригодности помещений, дверей, перегородок, планировки и звукоизоляции. The Руководство по звуковым вопросам Администрации общих служб США Рекомендует отделить дискуссионные зоны от рабочих, требующих тишины, и обеспечить надлежащим образом оформленные закрытые комнаты для конфиденциальных разговоров.
Применяйте эти акустические принципы при рассмотрении существующих конференц-залов и небольших закрытых помещений. Рассмотрите их положение относительно открытых рабочих станций и то, можно ли понять разговоры с близлежащих столов или коридоров. Отдельно проверьте, видны ли экраны или документы через остекление.
Прежде чем добавлять емкость, различать доступность и пригодность:
- Подходящий номер существует, но его трудно забронировать: Просмотреть распределение, правила бронирования и неиспользованные оговорки.
- Номера доступны, но не обеспечивают необходимую конфиденциальность: Изучить компоновку, корпус и разрешенное использование.
- Подходящие пространства регулярно недоступны: Запишите неудовлетворенный спрос, прежде чем сравнивать дополнительные опции.
Проверьте текущие технологические настройки комнаты, включая покрытие микрофона, кадрирование камеры, запись и транскрипцию, а также информацию, отображенную на внешних дисплеях и общих календарях.
Для обсуждения HR оцените как пространство, так и видимость информации о встрече. Используйте нейтральный заголовок бронирования, такой как «Зарезервировано», ограничивайте доступ к приглашению и храните записи дел в назначенной HR-системе.
Что должны собирать и отображать комнатные системы?
Ограничение помещения-система информации тем, что необходимо по назначению. Проверяйте общедоступные дисплеи и авторизованные пользовательские представления отдельно, так как они могут отображать различные детали бронирования.
Установите, могут ли записи о заполнении и доступе быть связаны с физическими лицами через имена, счета, карты доступа или временные метки в сочетании с записями бронирования.
Определите, когда запись разрешена. Для конфиденциальных заседаний рассмотреть возможность отказа от записи по умолчанию, с исключениями, рассмотренными с учетом применимых правовых требований, требований доступности и ведения документации. Используйте приведенный ниже перечень для создания механизмов доступа, хранения и совместного использования.
Создайте инвентаризацию данных перед развертыванием:
| Запись | Вопросы для решения |
|---|---|
| Бронировании номеров | Кто может видеть имена, звания и участников? Могут ли публичные дисплеи показывать только доступность? |
| Заняемость и журналы доступа | Могут ли записи идентифицировать людей? Нужна ли эта деталь для заявленной цели? |
| Аудио, видео и стенограммы | Кто может активировать захват, доступ к записям, экспорт файлов или обмен ссылками? |
| Информация, имеемая у поставщиков | Где же он обрабатывается? Кто предоставляет доступ к поддержке? Что происходит при расторжении договора? |
Для каждой категории данных назначьте владельца и определите его назначение, разрешения на доступ и механизмы хранения. Попросите ИТ-специалистов или поставщика услуг подтвердить, что система может применить эти настройки, включая удаление и любое необходимое сохранение.
Подтвердите применимые требования перед включением этих функций. Попросите вашу юридическую или конфиденциальную команду оценить местоположение рабочего места, местоположения участников записанных вызовов и механизмы обработки данных. Могут применяться более чем одна юрисдикция. Следующие примеры поддерживают планирование и не являются исчерпывающими или юридическими консультациями:
- Соединенное Королевство: Прежде чем вводить аудио-или видеомониторинг работников, завершите оценку воздействия защиты данных и спланируйте, как будут проинформированы затронутые люди, как указано в Руководство по мониторингу ICO. Проверьте текущее руководство перед развертыванием, поскольку оно находится на рассмотрении.
- Европейский союз: Если применяется GDPR, установите законную основу перед сбором персональных данных через системы бронирования или мониторинга и подготовьте необходимую информацию о конфиденциальности. Используйте Руководство EDPB по законной обработке Наряду с действующими национальными правилами занятости.
- Калифорния: Перед включением записи, оценить требования согласия в Раздел 632 Уголовного кодекса, Которая в целом запрещает запись конфиденциальных сообщений без согласия всех сторон, с учетом ее объема и исключений. Если работодатель подпадает под действие CCPA, также проверьте требования к обработке личной информации сотрудников Калифорнии, используя Часто задаваемые вопросы CPPA.
Объясните согласованные договоренности с помощью политик, уведомлений о номерах и подсказок программного обеспечения: что собирается, почему, кто может получить к нему доступ и к кому обращаться с вопросами. Включите посетителей и других участников, где это уместно. Уведомления должны отражать фактические настройки; флажок бронирования сам по себе не решает требования к записи.
Если поставщик услуг обрабатывает персональные данные, проверьте свои договорные обязательства, средства контроля безопасности и субпроцессоры перед развертыванием. Держите этот обзор отдельно от оценки поставщика, который предоставляет только физическое помещение или ограждение.
Проверка требований конфиденциальности
Как только предполагаемые действия ясны, спросите, какие доказательства поддерживают использование предлагаемого пространства для них. Такие утверждения, как «звукоизоляционный» или «полностью закрытый», требуют более подробной информации: запросите метод тестирования, ссылку на отчет, испытанную модель и конфигурацию, измеренный результат и единицы измерения. Проверьте, охватывают ли результаты весь корпус или только компонент.
Сопоставьте доказательства с заданным вопросом. Например, ИСО 23351-1 Предоставляет лабораторный метод сравнения того, как мебельные ансамбли и корпуса снижают уровень речи. Для закрытого конференц-зала, АСТМ Э2638 Оценивает конфиденциальность речи с помощью звукоизоляции и фонового звука на позициях прослушивания за пределами комнаты. Соответующий метод и критерии приемки должны отражать предполагаемые виды деятельности и требования проекта.
Сравните документированную конструкцию, расположение дверей и конфигурацию вентиляции с тем, что будет поставляться. Попросите поставщика объяснить различия между проверенной конфигурацией и предлагаемой установкой.
Перед судебным разбирательством договорите, какие виды деятельности должно поддерживать пространство и какие доказательства необходимы для утверждения этих видов использования. Используйте сценарий, нечувствительный разговор и записывайте положение двери, настройки вентиляции, окружающую деятельность и места прослушивания. Эти наблюдения могут выявить потенциальные проблемы, но неформальное прослушивание не заменяет профессиональную оценку, где требуется определенный уровень конфиденциальности речи.
Если пространство не соответствует предполагаемой конфиденциальности, проверьте его местоположение, конструкцию или разрешенное использование, прежде чем назначать ему чувствительные действия.
Контрольный перечень осуществления
- Определите применимые законы о занятости, конфиденциальности и записи с местным адвокатом.
- Опубликовать четкую политику в языке сотрудники могут понять.
- Обеспечьте подходящие места для конфиденциальной деятельности.
- Ограничить сбор данных и доступ к заявленной цели.
- Обучение менеджеров и рассмотрение жалоб с помощью документированного процесса.
Назначить владельца для каждого действия и проверить, решены ли изменения проблемы конфиденциальности и доступности места, выявленные в начале.
Поделитесь планом этажа, предполагаемой деятельностью и типичным количеством пользователей с Soundbox команда Обсудить конфигурации и запросить акустическую информацию для выбранной модели. Попросите вашу юридическую или конфиденциальную команду оценить требования, применимые к предлагаемому использованию.
