Конфиденциальность на рабочем месте охватывает несколько вопросов: кто может подслушать разговор, какие данные собирает работодатель, как раскрывается мониторинг и где может происходить конфиденциальная работа. Правовой ответ зависит от местоположения, трудовых отношений и технологии.
Это руководство содержит оперативные вопросы и не является юридической консультацией.
Карта конфиденциальной деятельности
Перечислите разговоры и задачи, которые требуют большей конфиденциальности: обсуждения HR, информация о здоровье, записи клиентов, юридические звонки и коммерчески чувствительные встречи. Определите, где они происходят и кто может услышать или увидеть информацию.
Обзор физического и цифрового управления
Физическая конфиденциальность может потребовать соответствующих комнат, дверей, перегородок, планировки и звукоизоляции. Цифровая конфиденциальность также зависит от настроек устройства, контроля доступа, правил хранения и утвержденных средств связи. Закрытый модуль может обеспечить более контролируемое местоположение для вызова, но он не обеспечивает защиту программного обеспечения, экрана или данных.
Установить правила для мониторинга и данных бронирования
Если организация собирает данные о размещении, доступе, видео, аудио или бронировании, задокументировать цель, законное основание, доступ, удержание и уведомление сотрудника, требуемое в соответствующей юрисдикции. Избегайте добавления датчиков или функций записи до проверки конфиденциальности и безопасности.
Проверка требований конфиденциальности
Такие термины, как «звуконепроницаемый» или «полностью частный», требуют доказательств. Спросите, какой акустический тест применяется к выбранной конструкции, и рассмотрите фоновый звук и окружающую компоновку. Высокочувствительная работа может потребовать специально построенного помещения и консультации специалиста.
Контрольный перечень осуществления
- Определите применимые законы о занятости, конфиденциальности и записи с местным адвокатом.
- Опубликовать четкую политику в языке сотрудники могут понять.
- Обеспечьте подходящие места для конфиденциальной деятельности.
- Ограничить сбор данных и доступ к заявленной цели.
- Обучение менеджеров и рассмотрение жалоб с помощью документированного процесса.
