कार्यस्थल गोपनीयता कई मुद्दों को शामिल किया गया हैः कौन बातचीत को ओवरसुन सकता है, एक नियोक्ता क्या डेटा एकत्र करता है, कैसे निगरानी का खुलासा किया जाता है और जहां गोपनीय कार्य हो सकता है। कानूनी उत्तर स्थान, रोजगार संबंध और प्रौद्योगिकी पर निर्भर करता है।
यह गाइड व्यावहारिक प्रश्न प्रदान करता है और यह कानूनी सलाह नहीं है।
किन गतिविधियों को अधिक गोपनीयता की आवश्यकता है?
पता करें कि कौन सी बातचीत और कार्यों को अधिक गोपनीयता की आवश्यकता है और संभावित जोखिम को मैप करने के लिए नीचे दिए गए उदाहरणों का उपयोग करें। प्रत्येक गतिविधि के लिए, अपने स्थान, प्रतिभागियों की विशिष्ट संख्या, आवृत्ति, अवधि और क्या आवश्यक होने पर एक उपयुक्त स्थान उपलब्ध है। संवेदनशील बैठक विवरण के बजाय गतिविधि श्रेणियों का उपयोग करें।
| गतिविधि | संभावित एक्सपोजर | व्यावहारिक कार्रवाई |
|---|---|---|
| विषय या अनुशासनात्मक बैठक | बाहर से श्रव्य बातचीत; एक प्रदर्शन पर दिखाई देने वाला विषय | कमरे की उपयुक्तता का आकलन करें और बुकिंग विवरण को सीमित करें |
| कर्मचारी स्वास्थ्य पर चर्चा | खुली मेज पर चर्चा, साझा नोटों में दिखाई देती है संवेदनशील विवरण | एक उपयुक्त संलग्न स्थान की पहचान करें और सीमित रिकॉर्ड भंडारण का उपयोग करें |
| ग्राहक या कानूनी कॉल | कोई उपयुक्त कमरा उपलब्ध नहीं; दूसरों को दिखाई देने वाला स्क्रीन | कमरे की उपलब्धता, दर्शनीय लाइनों और कॉल आवश्यकताओं की समीक्षा |
| गोपनीय परियोजना बैठक | दस्तावेज़ या व्हाइटबोर्ड नोट उपयोग के बाद दिखाई देते हैं | स्पष्ट दस्तावेज और व्हाइटबोर्ड, और उपयोग के बाद साझा-स्क्रीन सत्र |
सुविधाओं, hr, सुरक्षा और कानूनी टीमों के साथ निष्कर्षों की समीक्षा करें। सुविधाएं अंतरिक्ष और लेआउट का आकलन कर सकती हैं, यह/सुरक्षा उपकरण की जांच कर सकती है और हर और कानूनी टीमें गोपनीयता और रिकॉर्डिंग आवश्यकताओं को स्पष्ट कर सकती हैं।
गोपनीयता आवश्यकताओं, वर्तमान अंतराल और जिम्मेदार टीमों को कवर करने के लिए एक संक्षिप्त बनाने के लिए निष्कर्षों का उपयोग करें।
क्या मौजूदा स्थान उन जरूरतों को पूरा कर सकते हैं?
भौतिक गोपनीयता कमरे, दरवाजे, विभाजन, लेआउट और ध्वनि अलगाव की उपयुक्तता पर निर्भर करती है। वह यूएस जनरल सर्विस एडमिनिस्ट्रेशन की ध्वनि मामलों गाइड चर्चा क्षेत्रों को काम से अलग करने की सिफारिश की जाती है, जिसमें शांत और गोपनीय बातचीत के लिए उचित रूप से डिजाइन किए गए संलग्न कमरे प्रदान करने की आवश्यकता होती है।
मौजूदा बैठक कक्ष और छोटे संलग्न स्थानों की समीक्षा करते समय इन ध्वनिक सिद्धांतों को लागू करें। खुले वर्कस्टेशन के सापेक्ष उनकी स्थिति पर विचार करें और क्या बातचीत को पास के डेस्क या गलियारों से समझा जा सकता है। अलग से, जांचें कि क्या स्क्रीन या दस्तावेज ग्लेज़िंग के माध्यम से दिखाई दे रहे हैं।
क्षमता जोड़ने से पहले, उपलब्धता और उपयुक्तता के बीच अंतर करेंः
- एक उपयुक्त कमरा है, लेकिन पुस्तक करना मुश्किल हैः समीक्षा आवंटन, बुकिंग नियमों और अप्रयुक्त आरक्षण
- कमरे उपलब्ध हैं, लेकिन आवश्यक गोपनीयता प्रदान नहीं करते हैंः लेआउट, संलग्नक और अनुमति उपयोग की जांच करें।
- उपयुक्त स्थान नियमित रूप से अनुपलब्ध हैंः अतिरिक्त विकल्पों की तुलना करने से पहले अनमेट मांग दर्ज करें।
कमरे की वर्तमान तकनीक सेटिंग्स की जाँच करें, जिसमें माइक्रोफोन कवरेज, कैमरा विमिंग, रिकॉर्डिंग और ट्रांसक्रिप्शन, और बाहरी डिस्प्ले और साझा कैलेंडर पर दिखाई गई जानकारी शामिल है।
एक घंटे की चर्चा के लिए, अंतरिक्ष और बैठक जानकारी की दृश्यता दोनों का आकलन करें। एक तटस्थ बुकिंग शीर्षक का उपयोग करें जैसे “आरक्षित”, आमंत्रण तक पहुंच को सीमित करें और मामले के नोटों को निर्दिष्ट कर प्रणाली में रखें।
कमरे के सिस्टम को क्या इकट्ठा करना चाहिए और प्रदर्शन करना चाहिए?
आवश्यक उद्देश्य के लिए कमरे-सिस्टम जानकारी को सीमित करें। सार्वजनिक प्रदर्शन और अधिकृत-उपयोगकर्ता के विचारों को अलग से देखें, क्योंकि वे विभिन्न बुकिंग विवरण का खुलासा कर सकते हैं।
यह स्थापित करना कि क्या अधिभोग और एक्सेस रिकॉर्ड के साथ नाम, खातों, एक्सेस कार्ड या टाइमस्टैम्प के माध्यम से व्यक्तियों से जोड़ा जा सकता है।
जब रिकॉर्डिंग की अनुमति दी जाती है। संवेदनशील बैठकों के लिए, एक नो-रिकॉर्डिंग डिफ़ॉल्ट पर विचार करें, जिसमें लागू कानूनी, पहुंच और रिकॉर्ड रखने की आवश्यकताओं के खिलाफ अपवादों की समीक्षा की गई है। पहुंच, भंडारण और साझा व्यवस्था स्थापित करने के लिए नीचे सूची का उपयोग करें।
तैनाती से पहले डेटा सूची बनाएं:
| रिकॉर्ड | हल करने के लिए सवाल |
|---|---|
| कमरा बुकिंग | नाम, शीर्षक और उपस्थित लोगों को कौन देख सकता है? क्या सार्वजनिक प्रदर्शन केवल उपलब्धता दिखा सकते हैं? |
| अधिभोग और अभिगम लॉग | क्या रिकॉर्ड व्यक्तियों की पहचान कर सकते हैं? क्या यह स्पष्ट उद्देश्य के लिए आवश्यक है? |
| ऑडियो, वीडियो और टेप | कौन सक्रिय कर सकता है रिकॉर्डिंग, निर्यात फ़ाइलें या लिंक साझा कर सकता है? |
| विक्रेता की जानकारी | इसे कहां संसाधित किया जाता है? समर्थन कौन प्रदान करता है? अनुबंध समाप्ति पर क्या होता है? |
प्रत्येक डेटा श्रेणी के लिए, एक मालिक को असाइन करें और इसके उद्देश्य, पहुंच अनुमतियों और प्रतिधारण व्यवस्था को परिभाषित करें। यह या सेवा प्रदाता से पुष्टि करने के लिए कहें कि सिस्टम इन सेटिंग्स को लागू कर सकता है, जिसमें विलोपन और किसी भी आवश्यक संरक्षण शामिल है।
इन कार्यों को सक्षम करने से पहले लागू आवश्यकताओं की पुष्टि करें। आपकी कानूनी या गोपनीयता टीम कार्यस्थल स्थान, रिकॉर्ड-कॉल प्रतिभागियों के स्थानों और डेटा प्रसंस्करण व्यवस्था का आकलन करें। एक से अधिक अधिकार क्षेत्र लागू हो सकते हैं। निम्नलिखित उदाहरण योजना का समर्थन करते हैं और संपूर्ण या कानूनी सलाह नहीं हैः
- यूनाइटेड किंगडम: श्रमिकों की ऑडियो या वीडियो निगरानी शुरू करने से पहले, डेटा सुरक्षा प्रभाव मूल्यांकन पूरा करें और योजना कैसे प्रभावित लोगों को सूचित किया जाएगा, जैसा कि निर्धारित किया गया है। इको की निगरानी. तैनाती से पहले वर्तमान मार्गदर्शन की जाँच करें, क्योंकि यह समीक्षा की जा रही है।
- यूरोपीय संघ: जहां gdpr लागू होता है, बुकिंग या निगरानी प्रणाली के माध्यम से व्यक्तिगत डेटा एकत्र करने से पहले एक वैध आधार स्थापित करता है, और आवश्यक गोपनीयता जानकारी तैयार करता है। प्रयोग करें कानूनी प्रसंस्करण पर एड्पीब का मार्गदर्शन लागू राष्ट्रीय रोजगार नियमों के साथ।
- कैलिफोर्नियाः रिकॉर्डिंग सक्षम करने से पहले, सहमति आवश्यकताओं का आकलन दंड संहिता अनुभाग 632जो आम तौर पर सभी पक्षों की सहमति के बिना गोपनीय संचार दर्ज करने पर रोक लगाता है, इसके दायरे और अपवादों के अधीन है। यदि नियोक्ता सीपीए द्वारा कवर किया जाता है, तो कैलिफ़ोर्निया कर्मचारियों की व्यक्तिगत जानकारी को संभालने के लिए आवश्यकताओं की भी जांच करें। सीपा के फाकों.
नीतियों, कमरे के नोटिस और सॉफ़्टवेयर संकेतों के माध्यम से सहमत व्यवस्था की व्याख्या करेंः क्या एकत्र किया जाता है, क्यों, इसे कौन एक्सेस कर सकता है और प्रश्नों के साथ किससे संपर्क करना है। आगंतुक और अन्य प्रतिभागी शामिल हैं जहां प्रासंगिक हैं। नोटिस वास्तविक सेटिंग्स को प्रतिबिंबित करना चाहिए; केवल एक बुकिंग चेकबॉक्स अकेले रिकॉर्डिंग आवश्यकताओं को हल नहीं करता है।
जहां एक सेवा प्रदाता व्यक्तिगत डेटा को संभालता है, तैनाती से पहले अपनी संविदात्मक जिम्मेदारियों, सुरक्षा नियंत्रण और उपप्रोसेसर की समीक्षा करता है। इस समीक्षा को एक आपूर्तिकर्ता का आकलन करने से अलग रखें जो केवल भौतिक कक्ष या बाड़े प्रदान करता है।
गोपनीयता दावों को सत्यापित करें
एक बार इच्छित गतिविधियाँ स्पष्ट हो जाने के बाद, पूछें कि उनके लिए प्रस्तावित स्थान का उपयोग करने वाले सबूत क्या हैं। “ध्वनि प्रमाण” या “पूरी तरह से निजी” जैसे दावों को अधिक विस्तार की आवश्यकता है: परीक्षण विधि, रिपोर्ट संदर्भ, परीक्षण किए गए मॉडल और कॉन्फ़िगरेशन, मापा परिणाम और इकाइयों का अनुरोध करें। जांचें कि क्या परिणाम पूर्ण नामांकन को कवर करता है या केवल एक घटक को कवर करता है।
प्रश्न के साक्ष्य से मेल करें। उदाहरण के लिए, आईएसओ 23351-1 यह तुलना करने के लिए एक प्रयोगशाला विधि प्रदान करता है कि फर्नीचर परिसर और बाड़े भाषण के स्तर को कैसे कम करते हैं। एक बैठक कक्ष के लिए, एर्म e2638 कमरे के बाहर सुनने की स्थिति में ध्वनि अलगाव और पृष्ठभूमि ध्वनि का उपयोग करके भाषण गोपनीयता का आकलन करता है। उपयुक्त विधि और स्वीकृति मानदंडों को इच्छित गतिविधि और परियोजना आवश्यकताओं को प्रतिबिंबित करना चाहिए।
प्रलेखित निर्माण, दरवाजे की व्यवस्था और वेंटिलेशन कॉन्फ़िगरेशन की तुलना करें जो आपूर्ति की जाएगी। आपूर्तिकर्ता को परीक्षण किए गए कॉन्फ़िगरेशन और प्रस्तावित स्थापना के बीच अंतर की व्याख्या करने के लिए कहें।
एक परीक्षण से पहले, सहमत हैं कि अंतरिक्ष को किन गतिविधियों का समर्थन करना चाहिए और उन उपयोगों को मंजूरी देने के लिए क्या सबूत की आवश्यकता है। एक स्क्रिप्टेड, गैर-संवेदनशील बातचीत का उपयोग करें और दरवाजे की स्थिति, वेंटिलेशन सेटिंग, आसपास की गतिविधि और सुनने वाले स्थानों को रिकॉर्ड करें। ये अवलोकन संभावित समस्याओं की पहचान कर सकते हैं, लेकिन अनौपचारिक सुनवाई पेशेवर मूल्यांकन को प्रतिस्थापित नहीं करती है जहां भाषण गोपनीयता के एक परिभाषित स्तर की आवश्यकता होती है।
यदि अंतरिक्ष इच्छित गोपनीयता आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है, तो संवेदनशील गतिविधियों को निर्दिष्ट करने से पहले इसके स्थान, निर्माण या अनुमति के उपयोग की समीक्षा करें।
कार्यान्वयन सूची
- स्थानीय वकील के साथ लागू रोजगार, गोपनीयता और रिकॉर्डिंग कानूनों की पहचान करें।
- भाषा के कर्मचारियों को स्पष्ट रूप से समझा जा सकता है।
- गोपनीय गतिविधियों के लिए उपयुक्त स्थान प्रदान करें।
- डेटा संग्रह और निर्दिष्ट उद्देश्य तक पहुंच को सीमित करें।
- एक प्रलेखित प्रक्रिया के माध्यम से प्रबंधक और शिकायतों की समीक्षा करना।
प्रत्येक कार्रवाई के लिए एक मालिक को नियुक्त करें और समीक्षा करें कि क्या परिवर्तन शुरू में पहचाने गए गोपनीयता और अंतरिक्ष-उपलब्धता के मुद्दों को संबोधित करते हैं।
अपने फर्श योजना, इच्छित गतिविधियों और उपयोगकर्ताओं की विशिष्ट संख्या के साथ साझा करें Soundbox टीम चयन पर चर्चा करें और चयनित मॉडल के लिए ध्वनिक जानकारी का अनुरोध करें। आपकी कानूनी या गोपनीयता टीम प्रस्तावित उपयोग के लिए लागू आवश्यकताओं का आकलन करें।
