Die Privatsphäre am Arbeitsplatz deckt verschiedene Themen ab: Wer kann ein Gespräch mithören, welche Daten ein Arbeitgeber sammelt, wie die Überwachung offen gelegt wird und wo vertrauliche Arbeiten stattfinden können. Die rechtliche Antwort hängt vom Standort, dem Arbeits verhältnis und der Technologie ab.
Dieser Leitfaden enthält operative Fragen und ist keine Rechts beratung.
Welche Aktivitäten brauchen mehr Privatsphäre?
Identifizieren Sie, welche Konversationen und Aufgaben mehr Privatsphäre erfordern, und verwenden Sie die folgenden Beispiele, um eine mögliche Exposition abzubilden. Erzeichnen Sie für jede Aktivität den Standort, die typische Anzahl der Teilnehmer, die Häufigkeit, die Dauer und ob bei Bedarf ein geeigneter Platz verfügbar ist. Verwenden Sie Aktivität skate gorien anstelle sensibler Besprechung details.
| Aktivität | Mögliche Exposition | Praktisches Handeln |
|---|---|---|
| HR-oder Disziplinar treffen | Gespräch draußen hörbar; Meeting-Thema auf einem Display sichtbar | Bewerten Sie die Eignung des Zimmers und beschränken Sie die Buchung details |
| Mitarbeiter-Gesundheits diskussion | Die Diskussion findet an einem offenen Schreibtisch statt. sensible Details erscheinen in gemeinsamen Notizen | Identifizieren Sie einen geeigneten geschlossenen Raum und verwenden Sie einges chränkten Datensp eicher |
| Kunden-oder Rechts anruf | Kein geeigneter Raum verfügbar; Bildschirm für andere sichtbar | Überprüfen Sie die Verfügbar keit von Zimmern, Sichtlinien und Anruf anforderungen |
| Vertrauliche Projekts itzung | Dokumente oder Whiteboard-Notizen bleiben nach Gebrauch sichtbar | Löschen Sie Dokumente und Whiteboards und beenden Sie die Shared-Screen-Sitzungen nach der Verwendung |
Überprüfen Sie die Ergebnisse mit Facility-, HR-, IT-/Sicherheits-und Rechts teams. Einrichtungen können den Raum und das Layout bewerten, IT/Sicherheit können Ausrüstung und Zugriffs einstellungen überprüfen, und HR-und Rechts teams können Vertraulichkeits-und Aufzeichnung sanford rungen klären.
Verwenden Sie die Ergebnisse, um einen Auftrag zu erstellen, der die Datenschutz anforderungen, aktuellen Lücken und verantwortung vollen Teams abdeckt.
Können bestehende Räume diese Bedürfnisse erfüllen?
Die physische Privatsphäre hängt von der Eignung von Räumen, Türen, Trennwänden, Layout und Schall dämmung ab. Die Leitfaden für Sound Matters der US General Services Administration Empfiehlt, Diskussion bereiche von Arbeiten zu trennen, die Ruhe erfordern, und entsprechend gestaltete geschlossene Räume für vertrauliche Gespräche bereit zustellen.
Wenden Sie diese akustischen Prinzipien an, wenn Sie vorhandene Besprechung räume und kleinere geschlossene Räume überprüfen. Berücksichtigen Sie ihre Position in Bezug auf offene Arbeits plätze und ob Gespräche von nahe gelegenen Schreibtischen oder Korridoren aus verstanden werden können. Überprüfen Sie separat, ob Bildschirme oder Dokumente durch Verglasung sichtbar sind.
Vor dem Hinzufügen von Kapazität, unterscheiden Sie zwischen Verfügbar keit und Eignung:
- Ein geeigneter Raum existiert, ist aber schwer zu buchen: Bewertungs zuweisung, Buchung regeln und nicht verwendete Reservierungen.
- Zimmer sind verfügbar, bieten aber nicht die erforderliche Privatsphäre: Untersuchen Sie das Layout, das Gehäuse und die zulässigen Verwendungen.
- Geeignete Räume sind regelmäßig nicht verfügbar: Erzeichnen Sie die ungefüllte Nachfrage, bevor Sie zusätzliche Optionen vergleichen.
Überprüfen Sie die aktuellen Technologie einstellungen des Raums, einschl ießlich Mikrofon abdeckung, Kamera rahmen, Aufnahme und Transkript ion sowie Informationen, die auf externen Displays und freigegebenen Kalendern angezeigt werden.
Bewerten Sie für eine HR-Diskussion sowohl den Raum als auch die Sichtbarkeit von Besprechung informationen. Verwenden Sie einen neutralen Buchung titel wie „ Reserviert “, beschränken Sie den Zugriff auf die Einladung und bewahren Sie die Fall notizen im angegebenen HR-System auf.
Was sollten Raums ysteme sammeln und anzeigen?
Beschränken Sie die Informationen zum Raums ystem auf das, was für den beabsichtigten Zweck benötigt wird. Überprüfen Sie öffentliche Displays und Ansichten autorisierter Benutzer separat, da sie möglicher weise unterschied liche Buchung details anzeigen.
Stellen Sie fest, ob Belegung-und Zugriffs aufzeichnungen über Namen, Konten, Zugangs karten oder Zeitstempel in Kombination mit Buchung aufzeichnungen mit Einzelpersonen verknüpft werden können.
Definieren Sie, wann die Aufnahme zulässig ist. Berücksichtigen Sie bei sensiblen Besprechungen einen Standard ohne Aufzeichnung, mit Ausnahmen, die anhand der geltenden gesetzlichen, Barrierefrei heit-und Aufzeichnung sanford rungen überprüft werden. Verwenden Sie das unten stehende Inventar, um Zugriffs-, Speicher-und Freigabe vereinbarungen zu erstellen.
Erstellen Sie vor der Bereitstellung ein Daten inventar:
| Rekord | Fragen zu lösen |
|---|---|
| Zimmer buchungen | Wer kann Namen, Titel und Teilnehmer sehen? Können öffentliche Displays nur die Verfügbar keit anzeigen? |
| Belegung und Zugangs protokolle | Können Aufzeichnungen Personen identifizieren? Ist dieses Detail für den angegebenen Zweck notwendig? |
| Audio, Video und Transkripte | Wer kann Capture aktivieren, auf Aufnahmen zugreifen, Dateien exportieren oder Links freigeben? |
| Informationen vom Verkäufer gehalten | Wo wird es verarbeitet? Wer bietet Support-Zugang? Was passiert bei Vertrags auflösung? |
Weisen Sie für jede Daten kategorie einen Eigentümer zu und definieren Sie dessen Zweck, Zugriffs berechtigungen und Aufbewahrung vereinbarungen. Bitten Sie die IT oder den Dienst anbieter, zu bestätigen, dass das System diese Einstellungen anwenden kann, einschl ießlich des Löschens und der erforderlichen Aufbewahrung.
Bestätigen Sie die anwendbaren Anforderungen, bevor Sie diese Funktionen aktivieren. Lassen Sie Ihr Rechts-oder Datenschutz team den Standort am Arbeitsplatz, die Standorte der Teilnehmer mit auf gezeichneten Anrufen und die Datenverarbeitung vereinbarungen beurteilen. Es kann mehr als eine Gerichtsbarkeit gelten. Die folgenden Beispiele unterstützen die Planung und sind nicht erschöpfend oder rechtlich beraten:
- Vereinigtes Königreich: Bevor Sie die Audio-oder Video überwachung der Arbeitnehmer einführen, sollten Sie eine Datenschutz-Folgen abschätzung durchführen und planen, wie die Betroffenen informiert werden, wie in der Anleitung zur Überwachung von ICO. Überprüfen Sie die aktuelle Anleitung vor der Bereitstellung, da sie derzeit überprüft wird.
- Europäische Union: Wenn die DSGVO gilt, legen Sie vor der Erfassung personen bezogener Daten über Buchungs-oder Überwachungs systeme eine rechtmäßige Grundlage fest und bereiten Sie die erforderlichen Datenschutz informationen vor. Verwenden Sie die Leitlinien der EDPB zur rechtmäßigen Verarbeitung Neben den geltenden nationalen Beschäftigung regeln.
- Kalifornien: Bevor Sie die Aufzeichnung ermöglichen, bewerten Sie die Zustimmung sanford rungen unter Straf gesetz buch Abschnitt 632, Die es im Allgemeinen verbietet, vertrauliche Mitteilungen ohne Zustimmung aller Parteien aufzu zeichnen, vorbehalt lich ihres Umfangs und ihrer Ausnahmen. Wenn der Arbeitgeber von der CCPA erfasst wird, überprüfen Sie auch die Anforderungen für den Umgang mit den persönlichen Daten der kalifor nischen Mitarbeiter unter Verwendung der FAQs von CPPA.
Erläutern Sie die vereinbarten Vereinbarungen anhand von Richtlinien, Raum mitteilungen und Software anweisungen: Was wird gesammelt, warum, wer kann darauf zugreifen und an wen Sie sich bei Fragen wenden können. Berücksichtigen Sie gegebenen falls Besucher und andere Teilnehmer. Benachricht igungen sollten die tatsächlichen Einstellungen widerspiegeln. Ein Buchung kästchen allein löst die Aufzeichnung sanford rungen nicht.
Wenn ein Dienst anbieter personen bezogene Daten verarbeitet, überprüfen Sie seine vertraglichen Verantwortlichkeiten, Sicherheits kontrollen und Sub prozessoren vor der Bereitstellung. Halten Sie diese Überprüfung getrennt von der Beurteilung eines Lieferanten, der nur den physischen Raum oder das Gehäuse bereitstellt.
Vertraulichkeit ansprüche überprüfen
Wenn die beabsichtigten Aktivitäten klar sind, fragen Sie, welche Beweise die Verwendung des vor geschlagenen Raums für sie unterstützen. Ansprüche wie „ schall dicht “oder „ vollständig privat“ benötigen mehr Details: Fordern Sie die Testmethode an, melden Sie Referenz, getestete Modell und Konfiguration, gemessenes Ergebnis und Einheiten. Prüfen Sie, ob die Ergebnisse das komplette Gehäuse oder nur eine Komponente abdecken.
Ordnen Sie die Beweise der gestellten Frage zu. Zum Beispiel, ISO 23351-1 Bietet eine Labor methode zum Vergleich, wie Möbel ensembles und-gehäuse das Sprach niveau reduzieren. Für einen geschlossenen Tagungsraum, ASTM E2638 Bewertet die Privatsphäre der Sprache anhand von Schall isolierung und Hintergrund geräuschen an Hör positionen außerhalb des Raums. Die geeignete Methode und Akzeptanz kriterien sollten die beabsichtigten Aktivitäten und Projekt anforderungen widerspiegeln.
Vergleichen Sie die dokumentierte Konstruktion, Tür anordnung und Lüftungs konfiguration mit dem, was geliefert wird. Bitten Sie den Lieferanten, die Unterschiede zwischen der getesteten Konfiguration und der vor geschlagenen Installation zu erläutern.
Stimmen Sie vor einem Versuch zu, welche Aktivitäten der Raum unterstützen soll und welche Beweise erforderlich sind, um diese Verwendung zwecke zu genehmigen. Verwenden Sie ein geskripte tes, nicht sensibles Gespräch und zeichnen Sie die Tür position, die Lüftungs einstellung, die umgebenden Aktivitäten und die Hör orte auf. Diese Beobachtungen können potenzielle Probleme identifizieren, aber informelles Zuhören ersetzt nicht die profession elle Bewertung, wenn ein definiertes Maß an Sprach datenschutz erforderlich ist.
Wenn der Raum nicht den beabsichtigten Datenschutz anforderungen entspricht, überprüfen Sie seinen Standort, seine Konstruktion oder die zulässige Nutzung, bevor Sie ihm sensible Aktivitäten zuweisen.
Checkliste für die Implementierung
- Identifizieren Sie die geltenden Arbeits-, Datenschutz-und Aufzeichnung gesetze mit einem örtlichen Anwalt.
- Veröffentlichen Sie eine klare Politik in der Sprache, die Mitarbeiter verstehen können.
- Stellen Sie geeignete Räume für vertrauliche Aktivitäten zur Verfügung.
- Beschränken Sie die Daten erfassung und den Zugriff auf den angegebenen Zweck.
- Zug manager und überprüfen Beschwerden durch einen dokumentierten Prozess.
Weisen Sie jeder Aktion einen Eigentümer zu und prüfen Sie, ob die Änderungen die zu Beginn festgestellten Datenschutz-und Platz verfügbar keits probleme betreffen.
Teilen Sie Ihren Grundriss, beabsichtigte Aktivitäten und typische Anzahl von Benutzern mit dem Soundbox Team Um Konfigurationen zu besprechen und akustische Informationen für das ausgewählte Modell anzufordern. Lassen Sie Ihr Rechts-oder Datenschutz team die für die vor geschlagene Verwendung geltenden Anforderungen bewerten.
