تغطي خصوصية مكان العمل العديد من القضايا: من يمكنه الاستماع إلى المحادثة ، وما هي البيانات التي يجمعها صاحب العمل ، وكيفية الكشف عن المراقبة وأين يمكن إجراء العمل السري. تعتمد الإجابة القانونية على الموقع وعلاقة العمل والتكنولوجيا المعنية.
يقدم هذا الدليل أسئلة تشغيلية وليس نصيحة قانونية.
ما هي الأنشطة التي تحتاج إلى خصوصية أكبر ؟
تحديد المحادثات والمهام التي تحتاج إلى مزيد من الخصوصية واستخدام الأمثلة أدناه لتعيين التعرض المحتمل. لكل نشاط ، سجل موقعه ، والعدد النموذجي للمشاركين ، وتكرار ومدة وما إذا كانت مساحة مناسبة متاحة عند الحاجة. استخدم فئات النشاط بدلاً من تفاصيل الاجتماع الحساسة.
| النشاط | التعرض المحتمل | إجراءات عملية |
|---|---|---|
| ساعة أو اجتماع تأديبي | محادثة مسموعة بالخارج. موضوع الاجتماع مرئي على الشاشة | تقييم ملاءمة الغرفة وتقييد تفاصيل الحجز |
| مناقشة صحة الموظف | تجري المناقشة في مكتب مفتوح ؛ تظهر التفاصيل الحساسة في الملاحظات المشتركة | تحديد مساحة مغلقة مناسبة واستخدام تخزين سجل مقيد |
| عميل أو مكالمة قانونية | لا توجد غرفة مناسبة ؛ شاشة مرئية للآخرين | مراجعة توفر الغرف وخطوط الرؤية ومتطلبات الاتصال |
| اجتماع مشروع سري | تظل المستندات أو ملاحظات السبورة مرئية بعد الاستخدام | مسح المستندات وألواح بيضاء ، وإنهاء جلسات الشاشة المشتركة بعد الاستخدام |
مراجعة النتائج مع المرافق ، و الموارد البشرية ، و/فرق الأمن و القانونية. يمكن للمرافق تقييم المساحة والتخطيط ، ويمكن للأمن التحقق من المعدات وإعدادات الوصول ، ويمكن للفرق العاملة بالموارد البشرية والقانونية توضيح متطلبات السرية والتسجيل.
استخدم النتائج لإنشاء موجز يغطي احتياجات الخصوصية والفجوات الحالية والفرق المسؤولة.
هل يمكن للمساحات الحالية تلبية تلك الاحتياجات ؟
تعتمد الخصوصية المادية على مدى ملاءمة الغرف والأبواب والفواصل والتخطيط وعزل الصوت. ال دليل إدارة الخدمات العامة للأمور السليمة توصي بفصل مجالات المناقشة عن العمل التي تتطلب الهدوء وتوفير غرف مغلقة مصممة بشكل مناسب للمحادثات السرية.
تطبيق هذه المبادئ الصوتية عند مراجعة غرف الاجتماعات الموجودة والأماكن المغلقة الصغيرة. النظر في موقفهم بالنسبة لفتح محطات العمل وما إذا كان يمكن فهم المحادثات من المكاتب أو الممرات القريبة. تحقق بشكل منفصل مما إذا كانت الشاشات أو المستندات مرئية من خلال التزجيج.
قبل إضافة السعة ، التمييز بين التوافر والملاءمة:
- توجد غرفة مناسبة ولكن يصعب حجزها: مراجعة التخصيص وقواعد الحجز والحجوزات غير المستخدمة.
- تتوفر الغرف ولكنها لا توفر الخصوصية المطلوبة: تحقق من التصميم والإحاطة والاستخدامات المسموح بها.
- الأماكن المناسبة غير متوفرة بانتظام: سجل الطلب غير الملبى قبل مقارنة الخيارات الإضافية.
تحقق من إعدادات التكنولوجيا الحالية للغرفة ، بما في ذلك تغطية الميكروفون ، وتأطير الكاميرا ، والتسجيل والنسخ ، والمعلومات المعروضة على شاشات العرض الخارجية والتقويمات المشتركة.
لإجراء مناقشة ساعة ، تقييم كل من المساحة ومدى وضوح معلومات الاجتماع. استخدم عنوانًا محايدًا مثل: ساعة محفوظة ، وتقييد الوصول إلى الدعوة والاحتفاظ بالملاحظات في النظام المعين.
ماذا يجب أن تجمع أنظمة الغرف وتعرضها ؟
تحديد معلومات نظام الغرف إلى ما هو مطلوب للغرض المقصود. تحقق من العروض العامة ووجهات نظر المستخدم المصرح به بشكل منفصل ، لأنها قد تكشف تفاصيل الحجز المختلفة.
تحديد ما إذا كان يمكن ربط سجلات الإشغال والوصول بالأفراد من خلال الأسماء أو الحسابات أو بطاقات الدخول أو الطوابع الزمنية مع سجلات الحجز.
تحديد متى يُسمح بالتسجيل. بالنسبة للاجتماعات الحساسة ، يجب النظر في عدم التسجيل ، مع استعراض الاستثناءات مقابل المتطلبات القانونية السارية وإمكانية الوصول وحفظ السجلات. استخدم المخزون أدناه لإنشاء ترتيبات الوصول والتخزين والمشاركة.
إنشاء مخزون بيانات قبل النشر:
| سجل | أسئلة يجب حلها |
|---|---|
| حجوزات الغرف | من يمكنه رؤية الأسماء والألقاب والحضور ؟ هل يمكن للعرض العام إظهار التوافر فقط ؟ |
| سجلات الإشغال والوصول | هل يمكن تسجيل هوية الأفراد ؟ هل هذه التفاصيل ضرورية للغرض المعلن ؟ |
| الصوت والفيديو والنصوص | من يمكنه تنشيط الالتقاط أو الوصول إلى التسجيلات أو تصدير الملفات أو مشاركة الروابط ؟ |
| المعلومات التي يحتفظ بها البائع | أين تتم معالجتها ؟ من يوفر الوصول إلى الدعم ؟ ماذا يحدث عند إنهاء العقد ؟ |
لكل فئة من فئات البيانات ، قم بتعيين مالك وتحديد الغرض منه ، وأذونات الوصول وترتيبات الاحتفاظ. اطلب منه أو من مقدم الخدمة التأكد من أن النظام يمكنه تطبيق هذه الإعدادات ، بما في ذلك الحذف وأي حفظ مطلوب.
تأكيد المتطلبات المعمول بها قبل تمكين هذه الوظائف. أن يقوم فريقك القانوني أو الخاص بتقييم موقع مكان العمل ، ومواقع المشاركين في المكالمات المسجلة ، وترتيبات معالجة البيانات. قد تنطبق أكثر من ولاية قضائية واحدة. الأمثلة التالية تدعم التخطيط وهي ليست نصيحة شاملة أو قانونية:
- المملكة المتحدة: قبل إدخال مراقبة الصوت أو الفيديو للعمال ، أكمل تقييم تأثير حماية البيانات والتخطيط لكيفية إبلاغ الأشخاص المتضررين ، على النحو المبين في إرشادات مراقبة إيكو. تحقق من التوجيه الحالي قبل النشر ، لأنه قيد المراجعة.
- الاتحاد الأوروبي: في حالة تطبيق GDPR ، يجب وضع أساس قانوني قبل جمع البيانات الشخصية من خلال أنظمة الحجز أو المراقبة ، وإعداد معلومات الخصوصية المطلوبة. استخدم الـ إرشادات EDPB بشأن المعالجة القانونية إلى جانب قواعد العمل الوطنية المعمول بها.
- كاليفورنيا: قبل تمكين التسجيل ، تقييم متطلبات الموافقة بموجب قسم 632 من قانون العقوباتيحظر تسجيل الاتصالات السرية بشكل عام دون موافقة جميع الأطراف ، مع مراعاة نطاقها واستثناءاتها. إذا كان صاحب العمل مشمول بـ CCPA ، تحقق أيضًا من متطلبات التعامل مع المعلومات الشخصية الخاصة بالموظفين في كاليفورنيا باستخدام CPPA FAQs.
شرح الترتيبات المتفق عليها من خلال السياسات وإشعارات الغرف ومطالبات البرامج: ما الذي يتم جمعه ، ولماذا ، ومن يمكنه الوصول إليه ، ومن يمكن الاتصال به مع الأسئلة. تشمل الزوار والمشاركين الآخرين عند الاقتضاء. يجب أن تعكس الإشعارات الإعدادات الفعلية ؛ مربع اختيار الحجز وحده لا يحل متطلبات التسجيل.
عندما يتعامل مزود الخدمة مع البيانات الشخصية ، راجع مسؤولياته التعاقدية وضوابط الأمان والمعالجات الفرعية قبل النشر. حافظ على هذه المراجعة منفصلة عن تقييم المورد الذي يوفر الغرفة المادية أو العلبة فقط.
التحقق من مطالبات السرية
بمجرد وضوح الأنشطة المقصودة ، اسأل عن الأدلة التي تدعم استخدام المساحة المقترحة لها. تحتاج المطالبات مثل ، عازلة للصوت أو خاصة بالكامل ، إلى مزيد من التفاصيل: طلب طريقة الاختبار ، مرجع التقرير ، النموذج المختبر والتهيئة ، النتيجة والوحدات المقاسة. تحقق مما إذا كانت النتائج تغطي العلبة الكاملة أو مكونًا فقط.
تطابق الأدلة مع السؤال المطروح. على سبيل المثال، أيزو 23351-1 يوفر طريقة مخبرية لمقارنة كيفية تقليل مجموعات الأثاث ومرفقاته لمستويات الكلام. لغرفة الاجتماعات المغلقة ، ASTM E2638 تقييم خصوصية الكلام باستخدام عزل الصوت وصوت الخلفية في مواقع الاستماع خارج الغرفة. :: ينبغي أن تعكس الطريقة المناسبة ومعايير القبول متطلبات النشاط والمشروع المقصود.
مقارنة البناء الموثق ، وترتيب الباب وتكوين التهوية مع ما سيتم توفيره. اطلب من المورد توضيح الاختلافات بين التكوين الذي تم اختباره والتركيب المقترح.
قبل إجراء التجربة ، وافق على الأنشطة التي يجب أن تدعمها المساحة والأدلة اللازمة للموافقة على هذه الاستخدامات. استخدم محادثة نصية وغير حساسة وسجل موضع الباب وإعداد التهوية والنشاط المحيط ومواقع الاستماع. يمكن لهذه الملاحظات تحديد المشاكل المحتملة ، ولكن الاستماع غير الرسمي لا يحل محل التقييم الاحترافي عند مستوى محدد من خصوصية الكلام مطلوب.
إذا كانت المساحة لا تلبي احتياجات الخصوصية المقصودة ، فراجع موقعها أو بنائها أو الاستخدامات المسموح بها قبل تخصيص الأنشطة الحساسة لها.
قائمة مراجعة التنفيذ
- تحديد قوانين التوظيف والخصوصية والتسجيل المعمول بها مع مستشار محلي.
- نشر سياسة واضحة في اللغة التي يمكن للموظفين فهمها.
- توفير مساحات مناسبة للأنشطة السرية.
- الحد من جمع البيانات والوصول إلى الغرض المعلن.
- تدريب المديرين ومراجعة الشكاوى من خلال عملية موثقة.
تعيين مالك لكل إجراء ومراجعة ما إذا كانت التغييرات تعالج مشكلات الخصوصية وتوفر المساحة التي تم تحديدها في البداية.
شارك خطة الأرضية والأنشطة المقصودة والعدد النموذجي للمستخدمين مع Soundbox فريق لمناقشة التكوينات وطلب معلومات صوتية للنموذج المحدد. اطلب من فريقك القانوني أو الخاص تقييم المتطلبات المطبقة على الاستخدام المقترح.
