La protection de la vie privée en milieu de travail couvre plusieurs questions: qui peut entendre une conversation, quelles données un employeur recueille, comment la surveillance est divulguée et où le travail confidentiel peut avoir lieu. La réponse juridique dépend du lieu, de la relation de travail et de la technologie en cause.
Ce guide fournit des questions opérationnelles et ne constitue pas un avis juridique.
Quelles activités nécessitent une plus grande intimité?
Identifiez les conversations et les tâches qui nécessitent une plus grande confidentialité et utilisez les exemples ci-dessous pour cartographier l’exposition potentielle. Pour chaque activité, notez son emplacement, le nombre typique de participants, la fréquence, la durée et si un espace approprié est disponible au besoin. Utilisez des catégories d’activités plutôt que des détails de réunion sensibles.
| Activité | Exposition potentielle | Action pratique |
|---|---|---|
| Réunion RH ou disciplinaire | Conversation audible à l’extérieur; sujet de réunion visible sur un écran | Évaluer l’adéquation de la chambre et restreindre les détails de la réservation |
| Discussion sur la santé des employés | La discussion a lieu à un bureau ouvert; les détails sensibles apparaissent dans les notes partagées | Identifier un espace clos convenable et utiliser l’entreposage restreint des dossiers |
| Client ou appel légal | Pas de chambre appropriée disponible; écran visible pour les autres | Examiner la disponibilité des chambres, les lignes de visibilité et les exigences d’appel |
| Réunion confidentielle de projet | Documents ou notes de tableau blanc restent visibles après utilisation | Effacer les documents et les tableaux blancs, et mettre fin aux sessions à écran partagé après utilisation |
Examiner les résultats avec les équipes Facilities, HR, IT/sécurité et juridique. Les installations peuvent évaluer l’espace et la disposition, la TI/sécurité peut vérifier l’équipement et les paramètres d’accès, et les équipes des ressources humaines et juridiques peuvent clarifier les exigences de confidentialité et d’enregistrement.
Utilisez les résultats pour créer un résumé couvrant les besoins en matière de protection de la vie privée, les lacunes actuelles et les équipes responsables.
Les espaces existants peuvent-ils répondre à ces besoins?
La vie privée physique dépend de la pertinence des pièces, des portes, des cloisons, de la disposition et de l’isolation phonique. Le Le guide Sound Matters de la U.S. General Services Administration Recommande de séparer les zones de discussion du travail nécessitant du calme et de prévoir des pièces fermées conçues de manière appropriée pour les conversations confidentielles.
Appliquez ces principes acoustiques lors de l’examen des salles de réunion existantes et des petits espaces clos. Considérez leur position par rapport aux postes de travail ouverts et si les conversations peuvent être comprises à partir de bureaux ou de couloirs à proximité. Séparément, vérifiez si les écrans ou les documents sont visibles à travers le vitrage.
Avant d’ajouter de la capacité, distinguez la disponibilité et l’adéquation:
- Une chambre adaptée existe mais il est difficile de réserver: Revoir l’allocation, les règles de réservation et les réservations non utilisées.
- Les chambres sont disponibles mais ne fournissent pas l’intimité requise: Enquêter sur la disposition, l’enceinte et les utilisations permises.
- Les espaces appropriés sont régulièrement indisponibles: Enregistrer la demande non satisfaite avant de comparer les options supplémentaires.
Vérifiez les paramètres technologiques actuels de la salle, y compris la couverture du microphone, le cadrage de la caméra, l’enregistrement et la transcription, ainsi que les informations affichées sur les écrans externes et les calendriers partagés.
Pour une discussion RH, évaluez à la fois l’espace et la visibilité des informations de réunion. Utilisez un titre de réservation neutre tel que «Réservé», limitez l’accès à l’invitation et conservez des notes de cas dans le système RH désigné.
Que devraient collecter et afficher les systèmes de salle?
Limiter les informations du système de salle à ce qui est nécessaire pour le but prévu. Vérifiez les affichages publics et les vues des utilisateurs autorisés séparément, car ils peuvent exposer différents détails de réservation.
Déterminer si les enregistrements d’occupation et d’accès peuvent être liés à des individus par des noms, des comptes, des cartes d’accès ou des horodatages combinés avec des enregistrements de réservation.
Définir quand l’enregistrement est autorisé. Pour les réunions de nature délicate, envisagez un défaut de non-enregistrement, avec des exceptions examinées par rapport aux exigences légales, d’accessibilité et de tenue de documents applicables. Utilisez l’inventaire ci-dessous pour établir des modalités d’accès, d’entreposage et de partage.
Créez un inventaire de données avant le déploiement:
| Enregistrement | Questions à résoudre |
|---|---|
| Réservations de salle | Qui peut voir les noms, titres et participants? Les affichages publics peuvent-ils afficher uniquement la disponibilité? |
| Logs d’occupation et d’accès | Les dossiers peuvent-ils identifier des personnes? Ce détail est-il nécessaire pour le but déclaré? |
| Audio, vidéo et transcriptions | Qui peut activer la capture, accéder aux enregistrements, exporter des fichiers ou partager des liens? |
| Renseignements détenus par le vendeur | Où est-il traité? Qui fournit l’accès au soutien? Que se passe-t-il lors de la résiliation du contrat? |
Pour chaque catégorie de données, attribuez un propriétaire et définissez son objectif, ses autorisations d’accès et ses modalités de conservation. Demandez au service informatique ou au fournisseur de services de confirmer que le système peut appliquer ces paramètres, y compris la suppression et toute conservation requise.
Confirmez les exigences applicables avant d’activer ces fonctions. Demandez à votre équipe juridique ou à votre équipe de protection de la vie privée d’évaluer l’emplacement du lieu de travail, les emplacements des participants aux appels enregistrés et les modalités de traitement des données. Plus d’une juridiction peut s’appliquer. Les exemples suivants appuient la planification et ne sont pas exhaustifs ou juridiques:
- Royaume-Uni: Avant d’introduire la surveillance audio ou vidéo des travailleurs, effectuer une évaluation d’impact sur la protection des données et planifier la manière dont les personnes concernées seront informées, comme indiqué dans le Orientation de suivi de l’ICO. Vérifiez les directives actuelles avant le déploiement, car elles sont en cours de révision.
- Union européenne: Lorsque le RGPD s’applique, établissez une base légale avant de collecter des données personnelles par le biais de systèmes de réservation ou de surveillance, et préparez les informations de confidentialité requises. Utilisez le Guide de l’EDPB sur le traitement licite Parallèlement aux règles nationales applicables en matière d’emploi.
- Californie: Avant de permettre l’enregistrement, évaluer les exigences en matière de consentement Code pénal Section 632Qui interdit généralement l’enregistrement de communications confidentielles sans le consentement de toutes les parties, sous réserve de sa portée et de ses exceptions. Si l’employeur est couvert par le CCPA, vérifiez également les exigences relatives au traitement des informations personnelles des employés californiens en utilisant le FAQ de l’ACPP.
Expliquez les arrangements convenus par le biais de politiques, d’avis de salle et d’invites de logiciels: ce qui est collecté, pourquoi, qui peut y accéder et qui contacter pour toute question. Inclure les visiteurs et les autres participants, le cas échéant. Les avis doivent refléter les paramètres réels; une case à cocher de réservation seule ne résout pas les exigences d’enregistrement.
Lorsqu’un fournisseur de services traite des données à caractère personnel, il doit revoir ses responsabilités contractuelles, ses contrôles de sécurité et ses sous-traitants avant le déploiement. Gardez cet examen séparé de l’évaluation d’un fournisseur qui ne fournit que la pièce physique ou le boîtier.
Vérifier les allégations de confidentialité
Une fois que les activités prévues sont claires, demandez quelles données probantes appuient l’utilisation de l’espace proposé pour elles. Les déclarations telles que «insonorisées» ou «entièrement privées» nécessitent plus de détails: demandez la méthode de test, la référence du rapport, le modèle et la configuration testés, le résultat mesuré et les unités. Vérifiez si les résultats couvrent l’enceinte complète ou seulement un composant.
Faites correspondre la preuve à la question posée. Par exemple, ISO 23351-1 Fournit une méthode de laboratoire pour comparer la façon dont les ensembles de meubles et les enceintes réduisent les niveaux de parole. Pour une salle de réunion fermée, ASTM E2638 Évalue la confidentialité de la parole en utilisant l’isolation sonore et le bruit de fond aux positions d’écoute à l’extérieur de la pièce. La méthode appropriée et les critères d’acceptation devraient refléter l’activité prévue et les exigences du projet.
Comparez la construction documentée, la disposition de la porte et la configuration de ventilation avec ce qui sera fourni. Demandez au fournisseur d’expliquer les différences entre la configuration testée et l’installation proposée.
Avant un procès, convenez quelles activités l’espace devrait soutenir et quelles preuves sont nécessaires pour approuver ces utilisations. Utilisez une conversation scénarisée et non sensible et enregistrez la position de la porte, le réglage de la ventilation, l’activité environnante et les lieux d’écoute. Ces observations peuvent identifier des problèmes potentiels, mais l’écoute informelle ne remplace pas l’évaluation professionnelle lorsqu’un niveau défini d’intimité de la parole est requis.
Si l’espace ne répond pas aux besoins prévus en matière de protection de la vie privée, examinez son emplacement, sa construction ou les utilisations autorisées avant de lui attribuer des activités de nature délicate.
Liste de contrôle de la mise en œuvre
- Identifier les lois applicables en matière d’emploi, de confidentialité et d’enregistrement avec un avocat local.
- Publier une politique claire dans la langue que les employés peuvent comprendre.
- Prévoir des espaces appropriés pour les activités confidentielles.
- Limiter la collecte des données et l’accès à l’objectif déclaré.
- Former les gestionnaires et examiner les plaintes au moyen d’un processus documenté.
Attribuez un propriétaire à chaque action et vérifiez si les modifications répondent aux problèmes de confidentialité et de disponibilité d’espace identifiés au départ.
Partagez votre plan d’étage, les activités prévues et le nombre typique d’utilisateurs avec le Soundbox Équipe Discuter des configurations et demander des informations acoustiques pour le modèle sélectionné. Demandez à votre équipe juridique ou de protection de la vie privée d’évaluer les exigences applicables à l’utilisation proposée.
