La protection de la vie privée en milieu de travail couvre plusieurs questions: qui peut entendre une conversation, quelles données un employeur recueille, comment la surveillance est divulguée et où le travail confidentiel peut avoir lieu. La réponse juridique dépend du lieu, de la relation de travail et de la technologie en cause.
Ce guide fournit des questions opérationnelles et ne constitue pas un avis juridique.
Cartographier les activités confidentielles
Énumérez les conversations et les tâches qui nécessitent une plus grande confidentialité: discussions RH, informations sur la santé, dossiers clients, appels juridiques et réunions commercialement sensibles. Identifiez où ils se produisent et qui peut entendre ou voir l’information.
Examiner les contrôles physiques et numériques
La vie privée physique peut nécessiter des pièces, des portes, des cloisons, une disposition et une isolation phonique appropriées. La confidentialité numérique dépend également des paramètres de l’appareil, des contrôles d’accès, des règles de conservation et des outils de communication approuvés. Un pod fermé peut fournir un emplacement plus contrôlé pour un appel, mais il ne sécurise pas le logiciel, l’écran ou les données.
Définir des règles pour le suivi et les données de réservation
Si l’organisation recueille des données d’occupation, d’accès, vidéo, audio ou de réservation, documentez l’objectif, la base légale, l’accès, la rétention et l’avis aux employés requis dans la juridiction concernée. Évitez d’ajouter des capteurs ou des fonctions d’enregistrement avant la vérification de la confidentialité et de la sécurité.
Vérifier les allégations de confidentialité
Des termes tels que «insonorisé» ou «entièrement privé» nécessitent des preuves. Demandez quel test acoustique s’applique à la construction sélectionnée et considérez le son de fond et la disposition environnante. Les travaux très sensibles peuvent nécessiter une pièce spécialement conçue et des conseils de spécialistes.
Liste de contrôle de la mise en œuvre
- Identifier les lois applicables en matière d’emploi, de confidentialité et d’enregistrement avec un avocat local.
- Publier une politique claire dans la langue que les employés peuvent comprendre.
- Prévoir des espaces appropriés pour les activités confidentielles.
- Limiter la collecte des données et l’accès à l’objectif déclaré.
- Former les gestionnaires et examiner les plaintes au moyen d’un processus documenté.
