工作场所隐私涵盖了几个问题: 谁可以无意中听到对话，雇主收集哪些数据，如何披露监控以及可以在哪里进行机密工作。法律答案取决于所涉及的地点，雇佣关系和技术。
本指南提供操作问题，不是法律建议。
哪些活动需要更大的隐私？
确定哪些对话和任务需要更大的隐私，并使用下面的示例来映射潜在的暴露。对于每个活动，记录其位置，典型的参与者人数，频率，持续时间以及在需要时是否有合适的空间。使用活动类别，而不是敏感的会议详细信息。
| 活动 | 潜在暴露 | 实际行动 |
|---|---|---|
| 人力资源或纪律会议 | 在外面可以听到对话; 会议主题在显示器上可见 | 评估房间的适用性并限制预订详细信息 |
| 员工健康讨论 | 讨论在开放的办公桌上进行; 敏感详细信息显示在共享笔记中 | 确定合适的封闭空间并使用受限制的记录存储 |
| 客户或法律电话 | 没有合适的房间; 其他人可以看到屏幕 | 审查房间可用性、视线和呼叫要求 |
| 保密项目会议 | 文档或白板笔记在使用后仍然可见 | 清除文档和白板，并在使用后结束共享屏幕会话 |
与设施、人力资源、IT/安全和法律团队一起审查调查结果。设施可以评估空间和布局，IT/安全可以检查设备和访问设置，人力资源和法律团队可以澄清保密性和记录要求。
利用调查结果创建一份简短的报告，涵盖隐私需求、当前差距和负责任的团队。
现有空间能满足这些需求吗？
物理隐私取决于房间，门，隔板，布局和声音隔离的适用性。这个 美国总务管理局的健全事项指南 建议将讨论区域与需要安静的工作分开，并为机密对话提供适当设计的封闭房间。
在审查现有会议室和较小的封闭空间时，请应用这些声学原理。考虑他们相对于打开的工作站的位置，以及是否可以从附近的桌子或走廊上理解对话。另外，检查屏幕或文件是否透过玻璃可见。
在添加容量之前，区分可用性和适用性:
- 一个合适的房间存在，但很难预订: 审查分配、预订规则和未使用的预订。
- 客房可用，但不提供所需的隐私: 调查布局、外壳和允许的用途。
- 通常没有合适的空间: 在比较其他选项之前记录未满足的需求。
检查房间当前的技术设置，包括麦克风覆盖范围、相机取景、录音和转录，以及外部显示器和共享日历上显示的信息。
对于HR讨论，评估会议信息的空间和可见性。使用中立的预订标题，如 “保留”，限制对邀请的访问，并在指定的人力资源系统中保存案例笔记。
房间系统应该收集和显示什么？
将房间系统信息限制为预期目的所需的信息。分别检查公共显示和授权用户视图，因为它们可能会显示不同的预订详细信息。
确定是否可以通过姓名，帐户，访问卡或时间戳结合预订记录将占用和访问记录链接到个人。
定义何时允许录制。对于敏感会议，考虑无记录默认设置，并根据适用的法律、可访问性和记录保存要求审查例外情况。使用下面的清单建立访问、存储和共享安排。
在部署之前创建数据清单:
| 记录 | 要解决的问题 |
|---|---|
| 客房预订 | 谁能看到姓名、头衔和与会者？公共显示只能显示可用性吗？ |
| 占用和访问日志 | 记录可以识别个人吗？该细节是否为既定目的所必需？ |
| 音频、视频和成绩单 | 谁可以激活捕获、访问录音、导出文件或共享链接？ |
| 供应商持有的信息 | 它在哪里处理？谁提供支持访问？合同终止时会发生什么？ |
对于每个数据类别，分配一个所有者并定义其目的，访问权限和保留安排。要求IT或服务提供商确认系统可以应用这些设置，包括删除和任何所需的保留。
在启用这些功能之前确认适用的要求。 让您的法律或隐私团队评估工作场所的位置，录音通话参与者的位置和数据处理安排。可能适用多个司法管辖区。以下示例支持规划，并非详尽无遗或法律建议:
- 英国: 在引入对工人的音频或视频监控之前，完成数据保护影响评估，并计划如何通知受影响的人，如 ICO的监控指南。在部署之前检查当前指南，因为它正在审核中。
- 欧洲联盟: 在GDPR适用的情况下，在通过预订或监控系统收集个人数据之前建立合法基础，并准备所需的隐私信息。使用 EDPB关于合法处理的指导 以及适用的国家就业规则。
- 加州: 在启用记录之前，请评估下的同意要求 《刑法典》632节,通常禁止在未经所有各方同意的情况下记录机密通信，但要遵守其范围和例外情况。如果雇主在CCPA的覆盖范围内，请使用 CPPA的常见问题.
通过政策，房间通知和软件提示解释商定的安排: 收集什么，为什么，谁可以访问它以及与谁联系的问题。在相关情况下包括访客和其他参与者。通知应反映实际设置; 仅预订复选框不能解决记录要求。
如果服务提供商处理个人数据，请在部署前审查其合同责任、安全控制和子处理器。将此审查与评估仅提供物理房间或外壳的供应商分开。
验证保密性声明
一旦明确了预期的活动，询问有什么证据支持使用建议的空间。诸如 “隔音” 或 “完全私密” 之类的声明需要更多详细信息: 要求测试方法，报告参考，测试模型和配置，测量结果和单位。检查结果是否涵盖整个机柜或仅涵盖一个组件。
将证据与提出的问题相匹配。例如， ISO 23351-1 提供了一种实验室方法，用于比较家具合奏和外壳如何降低语音水平。对于一个封闭的会议室， ASTM E2638 在房间外的聆听位置使用声音隔离和背景声音评估语音隐私。适当的方法和验收标准应反映预期的活动和项目要求。
将记录的施工、门布置和通风配置与将要提供的内容进行比较。要求供应商解释测试配置与建议安装之间的差异。
在进行审判之前，请商定该空间应支持哪些活动以及批准这些用途需要哪些证据。使用脚本化的非敏感对话，并记录门的位置，通风设置，周围的活动和聆听位置。这些观察结果可以识别潜在的问题，但是非正式的聆听并不能代替需要定义水平的语音隐私的专业评估。
如果空间不满足预期的隐私需求，请在为其分配敏感活动之前，先检查其位置，构造或允许的用途。
实施检查表
- 与当地法律顾问确定适用的就业，隐私和记录法律。
- 用员工可以理解的语言发布明确的政策。
- 为机密活动提供合适的空间。
- 将数据收集和访问限制在规定的目的上。
- 培训经理并通过记录在案的流程审查投诉。
为每个操作分配一个所有者，并查看更改是否解决了开始时发现的隐私和空间可用性问题。
分享您的平面图，预期的活动和典型的用户数 Soundbox 团队 讨论所选模型的配置并请求声学信息。让您的法律或隐私团队评估适用于建议使用的要求。
