工作場所隱私涵蓋了幾個問題: 誰可以無意中聽到對話,僱主收集哪些數據,如何披露監控以及可以在哪裡進行機密工作。 法律答案取決於所涉及的地點,僱傭關系和技術。
本指南提供操作問題,不是法律建議。
映射機密活動
列出需要更大隱私的對話和任務: 人力資源討論,健康信息,客戶記錄,法律電話和商業敏感會議。 確定它們發生在哪裡,以及誰可能無意中聽到或看到信息。
審查物理和數字控制
物理隱私可能需要適當的房間,門,隔板,布局和聲音隔離。 數字隱私還取決於設備設置,訪問控制,保留規則和批准的通信工具。 封閉的pod可以為呼叫提供更受控制的位置,但它不能保護軟件,屏幕或數據。
設置監控和預訂數據的規則
如果組織收集占用、訪問、視頻、音頻或預訂數據,記錄相關司法管轄區要求的目的、合法依據、訪問、保留和員工通知。 避免在隱私和安全審查之前添加傳感器或記錄功能。
驗證保密性聲明
諸如 「隔音」 或 「完全私密」 之類的術語需要證據。 詢問所選結構的聲學測試,並考慮背景聲音和周圍布局。 高度敏感的工作可能需要專門建造的房間和專家建議。
實施檢查表
- 與當地法律顧問確定適用的就業,隱私和記錄法律。
- 用員工可以理解的語言發布明確的政策。
- 為機密活動提供合適的空間。
- 將數據收集和訪問限制在規定的目的上。
- 培訓經理並通過記錄在案的流程審查投訴。
