工作場所隱私涵蓋了幾個問題: 誰可以無意中聽到對話,僱主收集哪些數據,如何披露監控以及可以在哪裡進行機密工作。 法律答案取決於所涉及的地點,僱傭關系和技術。
本指南提供操作問題,不是法律建議。
哪些活動需要更大的隱私?
確定哪些對話和任務需要更大的隱私,並使用下面的示例來映射潛在的暴露。 對於每個活動,記錄其位置,典型的參與者人數,頻率,持續時間以及在需要時是否有合適的空間。 使用活動類別,而不是敏感的會議詳細信息。
| 活動 | 潛在暴露 | 實際行動 |
|---|---|---|
| 人力資源或紀律會議 | 在外面可以聽到對話; 會議主題在顯示器上可見 | 評估房間的適用性並限制預訂詳細信息 |
| 員工健康討論 | 討論在開放的辦公桌上進行; 敏感詳細信息顯示在共享筆記中 | 確定合適的封閉空間並使用受限制的記錄存儲 |
| 客戶或法律電話 | 沒有合適的房間; 其他人可以看到屏幕 | 審查房間可用性、視線和呼叫要求 |
| 保密項目會議 | 文檔或白板筆記在使用後仍然可見 | 清除文檔和白板,並在使用後結束共享屏幕會話 |
與設施、人力資源、IT/安全和法律團隊一起審查調查結果。 設施可以評估空間和布局,IT/安全可以檢查設備和訪問設置,人力資源和法律團隊可以澄清保密性和記錄要求。
利用調查結果創建一份簡短的報告,涵蓋隱私需求、當前差距和負責任的團隊。
現有空間能滿足這些需求嗎?
物理隱私取決於房間,門,隔板,布局和聲音隔離的適用性。 這個 美國總務管理局的健全事項指南 建議將討論區域與需要安靜的工作分開,並為機密對話提供適當設計的封閉房間。
在審查現有會議室和較小的封閉空間時,請應用這些聲學原理。 考慮他們相對於打開的工作站的位置,以及是否可以從附近的桌子或走廊上理解對話。 另外,檢查屏幕或文件是否透過玻璃可見。
在添加容量之前,區分可用性和適用性:
- 一個合適的房間存在,但很難預訂: 審查分配、預訂規則和未使用的預訂。
- 客房可用,但不提供所需的隱私: 調查布局、外殼和允許的用途。
- 通常沒有合適的空間: 在比較其他選項之前記錄未滿足的需求。
檢查房間當前的技術設置,包括麥克風覆蓋範圍、相機取景、錄音和轉錄,以及外部顯示器和共享日曆上顯示的信息。
對於HR討論,評估會議信息的空間和可見性。 使用中立的預訂標題,如 「保留」,限制對邀請的訪問,並在指定的人力資源系統中保存案例筆記。
房間系統應該收集和顯示什麼?
將房間系統信息限制為預期目的所需的信息。 分別檢查公共顯示和授權用戶視圖,因為它們可能會顯示不同的預訂詳細信息。
確定是否可以通過姓名,帳戶,訪問卡或時間戳結合預訂記錄將占用和訪問記錄鍊接到個人。
定義何時允許錄製。 對於敏感會議,考慮無記錄默認設置,並根據適用的法律、可訪問性和記錄保存要求審查例外情況。 使用下面的清單建立訪問、存儲和共享安排。
在部署之前創建數據清單:
| 記錄 | 要解決的問題 |
|---|---|
| 客房預訂 | 誰能看到姓名、頭銜和與會者? 公共顯示只能顯示可用性嗎? |
| 占用和訪問日誌 | 記錄可以識別個人嗎? 該細節是否為既定目的所必需? |
| 音頻、視頻和成績單 | 誰可以激活捕獲、訪問錄音、導出文件或共享鏈接? |
| 供應商持有的信息 | 它在哪裡處理? 誰提供支持訪問? 合同終止時會發生什麼? |
對於每個數據類別,分配一個所有者並定義其目的,訪問權限和保留安排。 要求IT或服務提供商確認系統可以應用這些設置,包括刪除和任何所需的保留。
在啟用這些功能之前確認適用的要求。 讓您的法律或隱私團隊評估工作場所的位置,錄音通話參與者的位置和數據處理安排。 可能適用多個司法管轄區。 以下示例支持規劃,並非詳盡無遺或法律建議:
- 英國： 在引入對工人的音頻或視頻監控之前,完成數據保護影響評估,並計劃如何通知受影響的人,如 ICO的監控指南。 在部署之前檢查當前指南,因為它正在審核中。
- 歐洲聯盟: 在GDPR適用的情況下,在通過預訂或監控系統收集個人數據之前建立合法基礎,並準備所需的隱私信息。 使用 EDPB關於合法處理的指導 以及適用的國家就業規則。
- 加州: 在啟用記錄之前,請評估下的同意要求 《刑法典》632節,通常禁止在未經所有各方同意的情況下記錄機密通信,但要遵守其範圍和例外情況。 如果僱主在CCPA的覆蓋範圍內,請使用 CPPA的常見問題.
通過政策,房間通知和軟件提示解釋商定的安排: 收集什麼,為什麼,誰可以訪問它以及與誰聯繫的問題。 在相關情況下包括訪客和其他參與者。 通知應反映實際設置; 僅預訂複選框不能解決記錄要求。
如果服務提供商處理個人數據,請在部署前審查其合同責任、安全控制和子處理器。 將此審查與評估僅提供物理房間或外殼的供應商分開。
驗證保密性聲明
一旦明確了預期的活動,詢問有什麼證據支持使用建議的空間。 諸如 「隔音」 或 「完全私密」 之類的聲明需要更多詳細信息: 要求測試方法,報告參考,測試模型和配置,測量結果和單位。 檢查結果是否涵蓋整個機櫃或僅涵蓋一個組件。
將證據與提出的問題相匹配。 例如， ISO 23351-1 提供了一種實驗室方法,用於比較家具合奏和外殼如何降低語音水平。 對於一個封閉的會議室, ASTM E2638 在房間外的聆聽位置使用聲音隔離和背景聲音評估語音隱私。 適當的方法和驗收標準應反映預期的活動和項目要求。
將記錄的施工、門布置和通風配置與將要提供的內容進行比較。 要求供應商解釋測試配置與建議安裝之間的差異。
在進行審判之前,請商定該空間應支持哪些活動以及批准這些用途需要哪些證據。 使用腳本化的非敏感對話,並記錄門的位置,通風設置,周圍的活動和聆聽位置。 這些觀察結果可以識別潛在的問題,但是非正式的聆聽並不能代替需要定義水平的語音隱私的專業評估。
如果空間不滿足預期的隱私需求,請在為其分配敏感活動之前,先檢查其位置,構造或允許的用途。
實施檢查表
- 與當地法律顧問確定適用的就業,隱私和記錄法律。
- 用員工可以理解的語言發布明確的政策。
- 為機密活動提供合適的空間。
- 將數據收集和訪問限制在規定的目的上。
- 培訓經理並通過記錄在案的流程審查投訴。
為每個操作分配一個所有者,並查看更改是否解決了開始時發現的隱私和空間可用性問題。
分享您的平面圖,預期的活動和典型的用戶數 Soundbox 團隊 討論所選模型的配置並請求聲學信息。 讓您的法律或隱私團隊評估適用於建議使用的要求。
