人們在整個工作日中，於通話、重點任務、協作和休息之間來回切換，而這些活動並不一定都需要相同的條件。團隊討論可能會受益於互動空間，而有些人可能更喜歡較少的干擾來專心工作，或者更喜歡更多的隱私來處理敏感電話。沒有哪一種類型的工作空間適合每一個任務或每一位員工。
對基於活動的工作場所的研究表明，活動、工作環境與員工對隱私的需求之間的匹配會影響對工作環境的滿意度，以及某些任務的績效。 研究結果 表示當對隱私有更高需求的人在開放式辦公室環境中執行複雜任務時,也表現出特別差的適應性。 因此，提供一系列工作設置可以為員工提供更多選擇，以找到適合手頭任務的空間。
觀察工作在何處出現中斷
首先，詢問員工在工作場所中哪些日常活動讓他們感到困難或不適。 這個 CBE居住者調查由加州大學柏克萊分校建成環境中心開發，涵蓋聲學品質、辦公佈局、家具配置、照明以及熱舒適性。這些類別為探討工作空間如何支援日常活動提供了一個有益的切入點。
以下問題均為基於上述類別及相關職場調整指導的實際案例。 它們並非原始的調查問題，也並非心理健康評估。
| 待探索的區域 | 員工反饋問題 | 參考 |
|---|---|---|
| 噪音與語音隱私 | 周圍的聲音在什麼時候會打斷你的工作？ 您是否擔心談話內容被他人聽到？ | CBE：聲學品質 |
| 佈局與傢俱 | 您的任務是否有足夠的可用空間？ 這些傢俱是否能滿足您的工作需求？ | CBE：辦公佈局與辦公家具 |
| 照明與熱舒適 | 照明、溫度或空氣流動是否使該空間的使用變得不舒適？ | CBE：照明與熱舒適 |
| 更安靜的環境和休息時間 | 一個更安靜的工作區域或一個獨立的休息場所需要幫助嗎？ 是什麼讓那些選項難以使用？ | ACAS：精神衛生調整 |
利用回饋意見，確定應優先評估哪些空間調整，以及對工作安排的相應調整。
提供一系列設定
利用員工回饋，識別哪些地方透過增加空間選擇能夠帶來改善。這可能意味著將討論區與安靜的工作空間分開，為電話會議提供一個封閉的場所，或使獨立的休息區更為容易到達。審查現有房間是否可透過調整佈局、更換設備或改變用途來滿足這些需求。
當需要額外的封閉工作空間時， Soundbox 聲學艙為個人工作和小型會議提供了選擇。 這個 VRT pod 將聲學隔音艙與照明、通風及集成電源系統相結合。 其智能控制面板可讓用戶根據自身喜好調節燈光亮度、色溫和風量。 辦公桌和座椅的佈局應與預期的工作任務和設備相匹配。 請確認所選型號和配置包含的功能。
對於單獨通話或專注的筆記型電腦任務，可考慮單人 Soundbox VRT S。 對於一對一的討論或共享視頻通話，請考慮 Soundbox VRT ML,可供兩到四人使用。
明確每個空間的用途，包括是否允許通話以及是否需要預約。 在添加艙室之前，請檢查其可達性、聲學特性以及是否適合預期的使用時長。 在條件允許的情況下，邀請員工試用擬議的家具和設備佈置方案。
保護隱私與公平
為員工提供一種無需在公共預訂日曆中共享個人或健康資訊即可申請合適辦公空間的途徑。 使用中性的預訂標題，並提供一個私人聯絡方式以溝通個人化需求。
對於敏感通話，應同時考慮語音是否可能被竊聽，以及螢幕或文件是否可能從外部被看到。 應根據活動所需的隱私程度，對封閉的房間或隔間進行評估。
請保持預訂規則清晰，並定期檢查是否有重複預訂影響他人使用該空間。在使用聯網預訂系統或人體感應器的場所，應說明收集哪些資訊、如何使用這些資訊，以及哪些人員可以存取這些資訊。
衡量使用體驗
回到員工反饋中最初發現的問題。 調整辦公布局或增加 Soundbox 靜音艙後,可以再次了解員工是否更容易找到適合打電話的空間、是否能在更少干擾的情況下工作,以及是否能夠使用到他們所需要的空間。 對於靜音艙使用者,還可以進一步了解座椅、照明、空氣流通以及控制系統是否方便使用。
在條件允許的情況下，前後兩次的回饋應盡量使用相同的问题進行比較，並記錄評估週期及所採用的方法。同時,將預訂或使用數據與員工反饋結合起來分析:使用頻率高,並不代表這個空間一定滿足了員工的實際需求。根據評估結果,可以進一步調整靜音艙的位置、內部配置或預訂規則。對改善結果的表述應限定在工作場所體驗層面;這些結果本身並不能證明靜音艙改善了員工的心理健康
