Les gens se déplacent entre les appels, les tâches ciblées, la collaboration et les pauses tout au long de la journée de travail, et ces activités ne nécessitent pas toujours les mêmes conditions. Les discussions en équipe peuvent bénéficier d’un espace d’interaction, tandis que certaines personnes peuvent préférer moins d’interruptions pour un travail ciblé ou plus de confidentialité pour les appels sensibles. Aucun type d’espace de travail ne conviendra à chaque tâche ou à chaque employé.
La recherche sur les lieux de travail axés sur les activités suggère que l’adéquation entre une activité, le milieu de travail et le besoin de vie privée d’un employé peut influencer la satisfaction à l’égard de l’environnement de travail et, pour certaines tâches, le rendement. Les résultats A également montré un ajustement particulièrement médiocre lorsque les personnes ayant un besoin plus élevé de confidentialité effectuaient des tâches complexes dans des bureaux ouverts. Fournir une gamme de paramètres de travail peut donc donner aux employés plus de choix pour trouver un espace qui convient à la tâche à accomplir.
Observez où le travail se déroule mal.
Commencez par demander aux employés où l’espace de travail rend les activités quotidiennes difficiles ou inconfortables. Le Enquête auprès des occupants du CBE, développé par le Center for the Built Environment de l’Université de Californie à Berkeley, porte sur la qualité acoustique, la disposition des bureaux, l’ameublement, l’éclairage et le confort thermique. Ces catégories constituent un point de départ utile pour examiner la manière dont l’espace de travail soutient les activités quotidiennes.
Les questions ci-dessous constituent des exemples pratiques inspirés de ces catégories et des recommandations pertinentes en matière d’adaptation au milieu professionnel. Il ne s’agit pas des questions d’enquête originales ni d’une évaluation de la santé mentale.
| Zone à explorer | Questions pour recueillir les commentaires des employés | Référence |
|---|---|---|
| Bruit et confidentialité de la parole | Quand le bruit ambiant interrompt-il votre travail? Êtes-vous préoccupé par le risque que des conversations soient écoutées à votre insu? | CBE: Qualité acoustique |
| Aménagement et mobilier | Y a-t-il suffisamment d’espace utilisable pour votre tâche? Le mobilier vous permet-il de travailler comme vous en avez besoin? | CBE: Aménagement des bureaux et mobilier de bureau |
| Éclairage et confort thermique | L’éclairage, la température ou la circulation de l’air rendent-ils cet espace inconfortable à utiliser? | CBE: Éclairage et confort thermique |
| Des environnements plus calmes et des pauses | Un espace de travail plus calme ou un endroit distinct pour faire une pause vous aiderait-il? Qu’est-ce qui rend ces options difficiles à utiliser? | Acas: Aménagements liés à la santé mentale |
Utilisez les retours pour déterminer quelles modifications des espaces évaluer en priorité, ainsi que les ajustements à apporter aux modalités de travail.
Fournir une variété de paramètres
Utilisez les retours des employés pour déterminer où des options d’espace supplémentaires seraient utiles. Cela peut impliquer de séparer les espaces de discussion des zones de travail silencieuses, d’aménager un espace clos pour les appels téléphoniques ou de rendre une zone de pause distincte plus facilement accessible. Évaluez si les locaux existants peuvent répondre à ces besoins en modifiant leur aménagement, leur équipement ou leur affectation.
Lorsqu’un espace de travail clos supplémentaire est nécessaire, Soundbox Les cabines acoustiques offrent une solution pour le travail individuel et les réunions de petite taille. Le VRT pod combine un caisson acoustique avec un système d’éclairage, de ventilation et une alimentation électrique intégrée. Son panneau de commande intelligent permet aux utilisateurs de régler la luminosité, la température de couleur et le débit d’air selon leurs préférences. Les configurations des bureaux et des sièges doivent être adaptées aux tâches et aux équipements prévus. Confirmez les caractéristiques incluses dans le modèle et la configuration sélectionnés.
Pour les appels individuels ou les tâches sur ordinateur portable nécessitant de la concentration, pensez à l’espace pour une seule personne. Soundbox VRT S. Pour des discussions en tête-à-tête ou des appels vidéo partagés, pensez à la Soundbox VRT ML, pouvant accueillir de deux à quatre personnes.
Précisez clairement la fonction de chaque espace, en indiquant notamment si les appels y sont autorisés et si une réservation est nécessaire. Avant d’installer une cabine, vérifiez son accessibilité, ses propriétés acoustiques et sa conformité à la durée prévue de la session. Dans la mesure du possible, invitez les employés à essayer la configuration proposée des meubles et du matériel.
Protéger la vie privée et l’équité
Offrez aux employés la possibilité de demander un espace adapté sans avoir à partager d’informations personnelles ou médicales dans des calendriers de réservation accessibles au public. Utilisez des intitulés de réservation neutres et fournissez un contact privé pour discuter des besoins individuels.
Pour les appels sensibles, tenez compte à la fois du risque que la conversation soit entendue à proximité et de la possibilité que les écrans ou les documents soient visibles depuis l’extérieur. Une pièce ou un espace clos doit être évalué en fonction du niveau de confidentialité requis par l’activité.
Veillez à ce que les règles de réservation soient claires et vérifiez si les réservations récurrentes empêchent d’autres personnes d’accéder à l’espace. Lorsque des systèmes de réservation connectés ou des capteurs de présence sont utilisés, précisez quelles informations sont collectées, comment elles sont utilisées et qui y a accès.
Mesurer l’expérience
Revenez aux problématiques identifiées grâce aux retours des employés. Après avoir modifié la mise en page ou ajouté un Soundbox Dans le bureau, demandez si les employés parviennent à trouver un endroit adapté pour passer des appels, à travailler avec moins de perturbations et à accéder aux espaces dont ils ont besoin. Pour les utilisateurs de pods, renseignez-vous sur l’assise, l’éclairage, la circulation de l’air et la facilité d’utilisation des commandes.
Comparez les retours d’expérience avant et après le changement en utilisant, dans la mesure du possible, les mêmes questions, et consignez la période et la méthode d’évaluation. Consultez les informations de réservation ainsi que les commentaires des employés: une utilisation fréquente ne suffit pas à démontrer qu’un espace répond aux besoins des utilisateurs. Utilisez les résultats pour ajuster le positionnement, l’équipement ou les règles de réservation. Les améliorations signalées relèvent des constatations issues de l’expérience au travail; elles ne prouvent pas qu’un espace collaboratif ait amélioré la santé mentale.
