人们在整个工作日的通话，重点任务，协作和休息之间移动，而这些活动并不总是需要相同的条件。团队讨论可能会受益于互动空间，而有些人可能更喜欢更少的干扰来集中精力工作，或者更喜欢更多的隐私来处理敏感电话。没有一种类型的工作空间适合每个任务或每个员工。
对基于活动的工作场所的研究表明，活动，工作环境和员工对隐私的需求之间的匹配会影响对工作环境的满意度，以及某些任务的绩效。 研究结果 表示当对隐私有更高需求的人在开放式办公室环境中执行复杂任务时，也表现出特别差的适应性。因此，提供一系列工作设置可以为员工提供更多选择，以找到适合手头任务的空间。
观察工作在何处出现中断
首先，询问员工在工作场所中哪些日常活动让他们感到困难或不适。这个 CBE居住者调查，由加州大学伯克利分校建成环境中心开发，涵盖声学质量、办公布局、家具配置、照明以及热舒适性。这些类别为探讨工作空间如何支持日常活动提供了一个有益的切入点。
以下问题均为基于上述类别及相关职场调整指导的实际案例。它们并非原始的调查问题，也并非心理健康评估。
| 待探索的区域 | 员工反馈问题 | 参考 |
|---|---|---|
| 噪声与语音隐私 | 周围的声音在什么时候会打断你的工作？您是否担心谈话内容被他人听到？ | CBE：声学质量 |
| 布局与家具 | 您的任务是否有足够的可用空间？这些家具是否能满足您的工作需求？ | CBE：办公布局与办公家具 |
| 照明与热舒适 | 照明、温度或空气流动是否使该空间的使用变得不舒适？ | CBE：照明与热舒适 |
| 更安静的环境和休息时间 | 一个更安静的工作区域或一个单独的休息场所会有帮助吗？是什么让那些选项难以使用？ | ACAS：精神卫生调整 |
利用反馈意见，确定应优先评估哪些空间调整，以及对工作安排的相应调整。
提供一系列设置
利用员工反馈，识别哪些地方通过增加空间选择能够带来改善。这可能意味着将讨论区与安静的工作空间分开，为电话会议提供一个封闭的场所，或使独立的休息区更易于到达。审查现有房间是否可通过调整布局、更换设备或改变用途来满足这些需求。
当需要额外的封闭工作空间时， Soundbox 声学舱为个人工作和小型会议提供了选择。这个 VRT pod 将声学隔音舱与照明、通风及集成电源系统相结合。其智能控制面板可让用户根据自身喜好调节灯光亮度、色温和风量。办公桌和座椅的布局应与预期的工作任务和设备相匹配。请确认所选型号和配置包含的功能。
对于单独通话或专注的笔记本电脑任务，可考虑单人 Soundbox VRT S。对于一对一的讨论或共享视频通话，请考虑 Soundbox VRT ML，可供两到四人使用。
明确每个空间的用途，包括是否允许通话以及是否需要预约。在添加舱室之前，请检查其可达性、声学特性以及是否适合预期的使用时长。在条件允许的情况下，邀请员工试用拟议的家具和设备布置方案。
保护隐私与公平
为员工提供一种无需在公共预订日历中共享个人或健康信息即可申请合适办公空间的途径。使用中性的预订标题，并提供一个私人联系方式以沟通个性化需求。
对于敏感通话，应同时考虑语音是否可能被窃听，以及屏幕或文件是否可能从外部被看到。应根据活动所需的隐私程度，对封闭的房间或隔间进行评估。
请保持预订规则清晰，并定期检查重复预订是否妨碍他人使用该空间。在使用联网预订系统或occupancy传感器的场所，应说明收集哪些信息、如何使用这些信息以及哪些人员可以访问这些信息。
衡量使用体验
回到员工反馈中最初发现的问题。调整办公布局或增加 Soundbox 静音舱后，可以再次了解员工是否更容易找到适合打电话的空间、是否能在更少干扰的情况下工作，以及是否能够使用到他们所需要的空间。对于静音舱使用者，还可以进一步了解座椅、照明、空气流通以及控制系统是否方便使用。
在条件允许的情况下，前后两次反馈应尽量使用相同的问题进行比较，并记录评估周期和所采用的方法。同时，将预订或使用数据与员工反馈结合起来分析：使用频率高，并不代表这个空间一定满足了员工的实际需求。根据评估结果，可以进一步调整静音舱的位置、内部配置或预订规则。对改善结果的表述应限定在工作场所体验层面；这些结果本身并不能证明静音舱改善了员工的心理健康
