Las personas se mueven entre llamadas, tareas enfocadas, colaboración y descansos a lo largo de la jornada laboral, y estas actividades no siempre requieren las mismas condiciones. Las discusiones en equipo pueden beneficiarse del espacio para la interacción, mientras que algunas personas pueden preferir menos interrupciones para el trabajo enfocado o más privacidad para las llamadas sensibles. Ningún tipo de espacio de trabajo se adapta a todas las tareas o a todos los empleados.
La investigación sobre lugares de trabajo basados en actividades sugiere que el ajuste entre una actividad, el entorno de trabajo y la necesidad de privacidad de un empleado puede influir en la satisfacción con el entorno de trabajo y, para algunas tareas, en el rendimiento. Los hallazgos También mostró un ajuste particularmente pobre cuando las personas con una mayor necesidad de privacidad realizaban tareas complejas en entornos de oficina abierta. Por lo tanto, proporcionar una variedad de configuraciones de trabajo puede dar a los empleados más opciones para encontrar un espacio que se adapte a la tarea en cuestión.
Observe dónde se produce la falla en el trabajo.
Comience por preguntar a los empleados en qué aspectos el espacio de trabajo dificulta o resulta incómodo para las actividades cotidianas. El Encuesta de ocupantes de CBE, desarrollado por el Centro para el Entorno Construido de la Universidad de California, Berkeley, abarca la calidad acústica, la distribución de las oficinas, el mobiliario, la iluminación y el confort térmico. Estas categorías constituyen un punto de partida útil para analizar cómo el espacio de trabajo apoya las actividades cotidianas.
Las preguntas que aparecen a continuación son ejemplos prácticos basados en dichas categorías y en las orientaciones pertinentes para la adaptación en el lugar de trabajo. No son las preguntas originales de la encuesta ni una evaluación de salud mental.
| Área para explorar | Preguntas para la retroalimentación de los empleados | Referencia |
|---|---|---|
| Privacidad acústica y de la voz | ¿Cuándo interrumpe el habla circundante tu trabajo? ¿Le preocupa que puedan escuchar sus conversaciones? | CBE: Calidad Acústica |
| Diseño y mobiliario | ¿Hay suficiente espacio utilizable para tu tarea? ¿El mobiliario se adapta a la forma en que necesitas trabajar? | CBE: Distribución de la oficina y mobiliario de oficina |
| Iluminación y confort térmico | ¿La iluminación, la temperatura o la circulación del aire están haciendo que el espacio sea incómodo para usar? | CBE: Iluminación y confort térmico |
| Entornos más tranquilos y descansos | ¿Ayudaría tener una zona de trabajo más tranquila o un espacio aparte para tomar un descanso? ¿Qué hace que esas opciones sean difíciles de usar? | Acas: Adaptaciones en la salud mental |
Utilice la retroalimentación para determinar qué cambios en el espacio evaluar primero, junto con cualquier ajuste en las modalidades de trabajo.
Proporciona una variedad de configuraciones
Utilice la retroalimentación de los empleados para determinar en qué áreas opciones adicionales de espacio serían de ayuda. Esto podría implicar separar las áreas de discusión de los espacios de trabajo silenciosos, proporcionar un lugar cerrado para realizar llamadas o facilitar el acceso a una zona de descanso independiente. Evalúe si las salas existentes pueden satisfacer estas necesidades mediante modificaciones en la distribución, el equipamiento o el uso.
Cuando se necesite un espacio de trabajo adicional cerrado, Soundbox Las cabinas acústicas ofrecen una opción para el trabajo individual y las reuniones pequeñas. El VRT pod Combina una caja acústica con iluminación, ventilación y alimentación integrada. Su panel de control inteligente permite a los usuarios ajustar el brillo de la luz, la temperatura de color y el flujo de aire según sus preferencias. Las configuraciones de escritorios y asientos deben adaptarse a las tareas y al equipo previstos. Confirme las características incluidas en el modelo y la configuración seleccionados.
Para llamadas individuales o tareas específicas en el portátil, considere la opción para una sola persona. Soundbox VRT S. Para conversaciones individuales o videollamadas compartidas, considere el Soundbox VRT ML, apto para dos a cuatro personas.
Deje claro el propósito de cada espacio, incluyendo si se permiten llamadas y si es necesario reservar. Antes de añadir una cabina, verifique su accesibilidad, sus propiedades acústicas y su adecuación a la duración prevista de la sesión. Cuando sea posible, invite a los empleados a probar la configuración propuesta de muebles y equipos.
Proteger la privacidad y la equidad
Proporcione a los empleados una forma de solicitar un espacio adecuado sin compartir información personal ni sanitaria en calendarios de reservas públicos. Utilice títulos de reserva neutros y proporcione un contacto privado para tratar necesidades individuales.
Para llamadas sensibles, tenga en cuenta tanto si la conversación puede ser escuchada como si las pantallas o los documentos son visibles desde el exterior. Una sala o cabina cerrada debe evaluarse en función de la privacidad que requiera la actividad.
Mantenga las normas de reserva claras y revise si las reservas recurrentes impiden que otras personas accedan al espacio. Cuando se utilicen sistemas de reservas conectados o sensores de ocupación, explique qué información se recopila, cómo se utiliza y quién tiene acceso a ella.
Medir la experiencia
Vuelva a abordar los problemas identificados mediante la retroalimentación de los empleados. Después de cambiar el diseño o agregar un/a Soundbox En la oficina, pregunte si las personas pueden encontrar un lugar adecuado para realizar llamadas, trabajar con menos interrupciones y acceder a los espacios que necesitan. Para los usuarios de cabinas, pregunte sobre la comodidad de los asientos, la iluminación, la ventilación y la facilidad de uso de los controles.
Compare la retroalimentación antes y después del cambio utilizando las mismas preguntas cuando sea posible, y registre el período y el método de evaluación. Revise la información de la reserva junto con los comentarios de los empleados: el uso frecuente por sí solo no demuestra que un espacio satisfaga las necesidades de las personas. Utilice los resultados para ajustar la ubicación, el equipamiento o las normas de reserva. Informe las mejoras como resultados de la experiencia laboral; no demuestran que un equipo haya mejorado la salud mental.
