ينتقل الأشخاص بين المكالمات والمهام المركزة والتعاون والاستراحات طوال يوم العمل ، ولا تتطلب هذه الأنشطة دائمًا نفس الشروط. قد تستفيد مناقشات الفريق من مساحة للتفاعل ، في حين أن بعض الناس قد يفضلون عدد أقل من الانقطاعات للعمل المركز أو المزيد من الخصوصية للمكالمات الحساسة. لن يناسب أي نوع من مساحة العمل كل مهمة أو كل موظف.
تشير الأبحاث التي أجريت على أماكن العمل القائمة على النشاط إلى أن التوافق بين النشاط وإعداد العمل وحاجة الموظف إلى الخصوصية يمكن أن يؤثر على الرضا عن بيئة العمل والأداء بالنسبة لبعض المهام. النتائج: كما أظهرت حالة سيئة بشكل خاص عندما يقوم الأشخاص الذين لديهم حاجة أكبر للخصوصية بأداء مهام معقدة في إعدادات المكتب المفتوح. وبالتالي فإن توفير مجموعة من إعدادات العمل يمكن أن يمنح الموظفين المزيد من الخيارات للعثور على مساحة تناسب المهمة المطروحة.
لاحظ أين يتعطل العمل
ابدأ بسؤال الموظفين عن الأماكن في مساحة العمل التي تجعل الأنشطة اليومية صعبة أو غير مريحة. ال استبيان شاغلي المبنى، الذي طوّره مركز البيئة المبنية التابع لجامعة كاليفورنيا في بيركلي، يغطي الجودة الصوتية، وتصميم مساحات المكاتب، والتأثيث، والإضاءة، والراحة الحرارية. توفر هذه الفئات نقطة انطلاق مفيدة لمناقشة كيفية دعم مساحة العمل للأنشطة اليومية.
الأسئلة الواردة أدناه هي أمثلة عملية مستوحاة من تلك الفئات ومن الإرشادات المتعلقة بتعديل بيئة العمل ذات الصلة. إنها ليست أسئلة الاستبيان الأصلية ولا تُعدّ تقييمًا للصحة النفسية.
| المنطقة المراد استكشافها | أسئلة لاستطلاع آراء الموظفين | مرجع |
|---|---|---|
| خصوصية الضوضاء والكلام | متى يُقاطع الكلام المحيط عملك؟ هل أنت قلق من أن تُسمع محادثاتك؟ | سي بي إي: الجودة الصوتية |
| التخطيط والأثاث | هل توجد مساحة كافية لتنفيذ مهمتك؟ هل الأثاث يدعم الطريقة التي تحتاج إلى العمل بها؟ | التصميم المعماري للبيئة: تخطيط المكاتب وتأثيثها |
| الإضاءة والراحة الحرارية | هل الإضاءة أو درجة الحرارة أو حركة الهواء تجعل المكان غير مريح للاستخدام؟ | اللجنة البريطانية للمعايير: الإضاءة والراحة الحرارية |
| إعدادات أكثر هدوءًا وفترات راحة | هل ستساعد منطقة عمل أكثر هدوءًا أو مكان منفصل لأخذ استراحة؟ ما الذي يجعل تلك الخيارات صعبة الاستخدام؟ | أكاس: تعديلات تتعلق بالصحة النفسية |
استخدم الملاحظات لتحديد التغييرات التي ينبغي تقييمها أولاً في الفضاء، إلى جانب أي تعديلات على ترتيبات العمل.
توفير مجموعة متنوعة من الإعدادات
استخدم ملاحظات الموظفين لتحديد المجالات التي يمكن أن تُسهم فيها خيارات المساحات الإضافية في التحسين. قد يعني ذلك فصل مناطق المناقشة عن مساحات العمل الهادئة، وتوفير مكان مغلق لإجراء المكالمات، أو تسهيل الوصول إلى منطقة استراحة منفصلة. راجع ما إذا كانت الغرف الحالية قادرة على تلبية هذه الاحتياجات من خلال إجراء تغييرات في التصميم أو المعدات أو الاستخدام.
عند الحاجة إلى مساحة عمل إضافية مغلقة، Soundbox توفر الكبائن الصوتية خيارًا للعمل الفردي والاجتماعات الصغيرة. ال VRT pod يجمع بين صندوق صوتي ونظام إضاءة وتهوية وطاقة متكاملة. تتيح لوحة التحكم الذكية للمستخدمين ضبط سطوع الإضاءة ودرجة حرارة اللون وتدفق الهواء بما يتناسب مع تفضيلاتهم. يجب أن تتناسب ترتيبات المكاتب ومقاعد الجلوس مع المهام والمعدات المقصودة. قم بتأكيد الميزات المضمنة في الطراز والتكوين المختارين.
للمكالمات الفردية أو المهام المركزة على الحاسوب المحمول، ضع في اعتبارك الاستخدام الفردي. Soundbox VRT S. لإجراء محادثات فردية أو مكالمات فيديو جماعية، ضع في اعتبارك الـ Soundbox VRT ML، مُدرج لشخصين إلى أربعة أشخاص.
اجعل الغرض من كل مساحة واضحًا، بما في ذلك تحديد ما إذا كانت المكالمات مسموحًا بها وما إذا كان الحجز مطلوبًا. قبل إضافة كابينة، تحقق من إمكانية الوصول إليها، ومن خصائصها الصوتية، ومن ملاءمتها لمدة الجلسة المقررة. حيثما أمكن، قم بدعوة الموظفين لتجربة الترتيب المقترح للأثاث والمعدات.
حماية الخصوصية والعدالة
وفّر للموظفين وسيلة لطلب حجز مساحة مناسبة دون مشاركة معلومات شخصية أو صحية في تقاويم الحجوزات العامة. استخدم عناوين حجز محايدة وقدم جهة اتصال خاصة لمناقشة الاحتياجات الفردية.
بالنسبة للمكالمات الحساسة، ضع في اعتبارك ما إذا كان بالإمكان سماع الكلام من الخارج، وكذلك ما إذا كانت الشاشات أو المستندات مرئية من الخارج. يجب تقييم الغرفة المغلقة أو الكبسولة من حيث مستوى الخصوصية الذي تتطلبه الطبيعة المحددة للنشاط.
حافظ على وضوح قواعد الحجز، وراجع ما إذا كانت الحجوزات المتكررة تمنع الآخرين من الوصول إلى المساحة. في حال استخدام أنظمة حجوزات متصلة أو أجهزة استشعار تفريغ الغرف، يُرجى توضيح نوع المعلومات التي يتم جمعها، وكيفية استخدامها، ومن يمكنه الوصول إليها.
قياس التجربة
ارجع إلى القضايا التي تم تحديدها من خلال ملاحظات الموظفين. بعد تغيير التخطيط أو إضافة Soundbox في المقصورة، اسأل ما إذا كان بإمكان الأشخاص العثور على مكان مناسب لإجراء المكالمات، والعمل بمقاطعات أقل، والوصول إلى المساحات التي يحتاجونها. بالنسبة لمستخدمي الكبسولات، اسأل عن المقاعد والإضاءة وتدفق الهواء وسهولة استخدام أدوات التحكم.
قارن الملاحظات قبل التغيير وبعده باستخدام نفس الأسئلة حيثما أمكن، وسجّل فترة المراجعة وطريقتها. راجع معلومات الحجز إلى جانب تعليقات الموظفين: فالاستخدام المتكرر وحده لا يكفي لإثبات أن المساحة تلبي احتياجات الأفراد. استخدم النتائج لتعديل موقع التثبيت، أو المعدات، أو قواعد الحجز. يُبلغ عن التحسينات باعتبارها نتائج تتعلق بتجربة العمل؛ فهي لا تثبت أن أحد الفِرَق قد حسّن الصحة النفسية.
