Le choix d’une cabine téléphonique de bureau commence par une compréhension claire de son utilisation prévue et des contraintes du site du projet. Avant de comparer les modèles, définissez les activités prévues, la durée typique d’une session, le matériel requis, ainsi que l’emplacement proposé et les conditions d’installation.
Évaluez chaque modèle sur la base du même brief écrit afin que la comparaison reste cohérente. Les termes marketing tels que «insonorisé », «intelligent» et «plug and play» ne sauraient se substituer à des données de performance mesurables, à une liste claire des éléments inclus ou à des exigences documentées concernant le site et l’installation.
La note descriptive doit couvrir quatre domaines: l’utilisation prévue et le matériel; les dimensions, l’accessibilité et l’itinéraire d’acheminement; les exigences en matière de ventilation, d’éclairage, d’alimentation électrique et d’acoustique; ainsi que le coût global du projet, incluant la livraison, l’installation, la maintenance et tout déménagement futur.
Définir la durée d’utilisation et de session
Commencez par le cas d’utilisation, pas par l’étiquette du produit. Un poste destiné principalement à des appels rapides peut nécessiter une configuration et des spécifications différentes de celles d’un poste utilisé régulièrement pour des réunions vidéo ou pour un travail intensif sur ordinateur portable.
| Activité prévue | Quoi évaluer |
|---|---|
| Appels téléphoniques | Utilisation assise ou debout, espace de surface et exigences en matière d’isolation acoustique des conversations |
| Réunions vidéo | Position de la caméra et de l’écran, éclairage du visage, alimentation et connectivité |
| Travail intensif sur ordinateur portable | Taille de la surface de travail, sièges, espace pour les jambes, accès au chargement et durée de la session |
| Conversations délicates | Preuves acoustiques spécifiques au modèle, vitrage, emplacement de la cabine et bruit ambiant environnant |
Documentez à la fois la session type et la durée maximale prévue. À mesure que les séances s’allongent, l’assise, la posture de travail, la circulation de l’air, le confort thermique, l’éclairage et l’accès à l’alimentation électrique deviennent de plus en plus importants.
Tenez compte du matériel et des effets personnels que les utilisateurs sont susceptibles d’apporter dans la cabine. Les ordinateurs portables, les casques audio, les carnets de notes, les sacs et les manteaux occupent tous de l’espace et ne doivent pas obstruer la porte d’entrée, les commandes, les prises électriques ni les bouches d’aération.
Utilisez les retours des employés, les données de réservation et l’observation du lieu de travail pour comprendre la demande. Les appels passés aux bureaux peuvent témoigner d’une pénurie de cabines, mais ils peuvent aussi indiquer que les cabines existantes sont mal situées, difficiles à réserver ou mal équipées pour la tâche à accomplir. Évitez d’appliquer un ratio standard cabine/employé, sauf si cela est justifié par des données issues du lieu de travail.
Vérifiez les dimensions et l’accès
La capacité seule ne permet pas de déterminer l’espace utilisable offert par un stand. Examine quatre séries de mesures:
| Mesure | Pourquoi cela compte |
|---|---|
| Dimensions extérieures | Déterminez si le stand convient à l’emplacement proposé. |
| Dimensions intérieures | Influence la position assise, la posture de travail, l’utilisation de la surface de travail et les mouvements. |
| Jeux de fonctionnement | Prévoir un espace suffisant pour l’ouverture des portes, la ventilation et la maintenance. |
| Dimensions de l’emballage | Déterminer si les composants peuvent passer par l’itinéraire de livraison. |
Indiquez le stand sur le plan d’étage, en précisant la porte ouverte ou l’angle d’ouverture de la porte. Vérifiez son positionnement par rapport aux circulations, aux meubles situés à proximité, aux colonnes et aux réseaux techniques du bâtiment, et respectez les espaces de dégagement requis par le fabricant.
Vérifiez l’itinéraire de livraison complet avant de passer commande. Comparez les dimensions et les poids des colis avec les accès au site, les portes, les couloirs, les ascenseurs et les charges maximales admissibles, et vérifiez qu’il existe suffisamment d’espace pour le déchargement, le déballage et l’assemblage. Un stand modulaire peut être assemblé sur place, mais ses panneaux individuels et ses vitrages doivent tout de même pouvoir passer par l’itinéraire d’accès.
Évaluez l’accessibilité en utilisant la configuration proposée des meubles et du matériel. Examine la voie d’approche, l’ouverture de la porte dégagée, le seuil, l’espace de manœuvre intérieur, la surface de travail, les commandes et les prises de courant. Pour les projets aux États-Unis, consultez la version applicable. Normes d’accessibilité de la loi ADA. Pour les autres marchés, veuillez confirmer les exigences locales applicables auprès de l’équipe projet. La possibilité d’accéder à la cabine n’est qu’un élément parmi d’autres pour déterminer si l’ensemble de l’installation est accessible.
Réviser la ventilation, l’éclairage et l’alimentation électrique
Évaluez la ventilation, l’éclairage et l’alimentation électrique en fonction de l’utilisation prévue et de la durée typique des séances. Les spécifications publiées n’ont de sens que lorsqu’elles précisent le modèle exact, les unités et les conditions de fonctionnement.
| Système | Informations à confirmer | À vérifier pendant l’utilisation |
|---|---|---|
| Ventilation | Débit d’air ou taux de renouvellement d’air, unités, réglage de fonctionnement, données sur le bruit du ventilateur, emplacements des entrées et des sorties, et accès pour la maintenance | Mouvement de l’air, confort thermique et bruit du ventilateur au cours d’une séance type |
| Éclairage | Position des luminaires, plage de luminosité, température de couleur réglable et emplacement des commandes | Éclairage du visage, éblouissement de l’écran et reflets lorsque les utilisateurs sont assis ou debout |
| Puissance et connectivité | Tension d’alimentation, fréquence, type de prise, prises de courant, ports de charge, puissance nominale, chemins de câbles et connexions de données disponibles | Est-il possible de raccorder tous les équipements requis sans que les câbles ne traversent l’entrée ou la surface utile? |
Les performances de ventilation peuvent être exprimées en débit volumique, par exemple en litres par seconde ou en mètres cubes par heure, ou encore en nombre de renouvellements d’air par heure. Étant donné que le nombre d’échanges horaires (ACH) est calculé à partir du volume intérieur de la cabine, il ne peut pas être comparé directement à un débit d’air, à moins que le volume et la méthode de calcul ne soient également connus.
Considérez séparément le flux d’air et le bruit du ventilateur. Un faible niveau sonore du ventilateur ne permet pas de déterminer si le système fournit suffisamment d’air, tandis qu’un débit d’air élevé n’indique pas si les utilisateurs trouveront le mouvement d’air ou le bruit confortables.
Dans la mesure du possible, testez le kiosque aussi longtemps qu’une session typique. Interrogez les utilisateurs sur le flux d’air, le confort thermique, l’éclairage et le bruit du ventilateur, et notez si leur expérience évolue au cours de l’essai. Les retours des utilisateurs peuvent contribuer à l’évaluation de la configuration proposée, mais ils ne remplacent pas les études techniques de ventilation ni la documentation électrique.
Confirmez qui assurera le raccordement de la cabine à l’alimentation électrique du bâtiment et vérifiez si les caractéristiques électriques sont conformes aux normes en vigueur dans le pays d’installation. Si les appels dépendent du Wi‑Fi ou de la couverture mobile, vérifiez la connectivité à l’emplacement envisagé plutôt que de supposer que la cabine améliorera le signal disponible.
Comparer les preuves acoustiques
Demandez le rapport d’essai acoustique correspondant au modèle et à la configuration exacts envisagés. Lors de la lecture du rapport, veuillez noter:
- Référence du test: La méthode d’essai et l’édition, la date de l’essai et le laboratoire
- Résultat rapporté: La valeur mesurée, les unités et toute classification applicable
- Produit testé: Le modèle, les dimensions du produit, les meubles et les équipements intérieurs
- Configuration testée: La configuration de la porte, du vitrage et de la ventilation incluse dans l’essai
ISO 23351-1:2020 spécifie une méthode de laboratoire permettant de comparer l’efficacité avec laquelle les ensembles de mobilier et les enceintes réduisent le niveau sonore de la parole d’une personne s’y trouvant.
Présentez le résultat sous la forme d’une réduction au niveau de la parole, mesurée selon la méthode d’essai indiquée. Ne considérez pas cela comme la «réduction du niveau sonore» global de la cabine pour tous les types de sons, ni comme la preuve que les conversations seront systématiquement inintelligibles à l’extérieur de la cabine.
Les résultats obtenus à l’aide de normes ou de méthodes d’essai différentes peuvent mesurer des propriétés différentes et ne doivent pas être regroupés dans une même comparaison ou un même classement.
Un rapport de laboratoire décrit les performances obtenues dans les conditions d’essai. La confidentialité des conversations après l’installation dépend également de l’environnement de travail environnant. Tenez compte de la position du box par rapport aux bureaux avoisinants, aux zones de travail silencieuses, aux espaces d’attente, aux voies de circulation et aux autres espaces de réunion. Le bruit ambiant, la visibilité à travers les vitrages, le niveau sonore de la voix et la sensibilité de la conversation peuvent également influencer le niveau de confidentialité requis.
Un appel de démonstration peut aider les utilisateurs à évaluer l’expérience dans le site proposé, mais il ne remplace pas un rapport de laboratoire spécifique au modèle.
Calculer le coût total
Le prix d’achat ne représente qu’une partie du coût total d’une cabine téléphonique de bureau. Comparez les devis sur une base comparable, en utilisant la même configuration de produit, le même périmètre des services et les mêmes hypothèses de projet.
| Catégorie de coûts | Éléments à inclure |
|---|---|
| Produit et options | Stand, mobilier, finitions, éclairage, ventilation, alimentation électrique, systèmes de commande et accessoires optionnels |
| Logistique | Emballage, fret, assurance en transit, droits de douane, manutention locale et livraison au lieu convenu. |
| Site et installation | Déchargement, protection des sols, montage, travaux électriques, raccordement, essais et retrait de l’emballage |
| Fonctionnement et maintenance | Nettoyage, filtres, pièces de rechange, inspections, abonnements logiciels et maintenance programmée |
| Changements futurs | Démontage, déplacement, remplacement de composants, remontage et remise en service |
Enregistrez la date de devis, la devise, le traitement fiscal et la période de validité. Précisez le point où s’achève la responsabilité de livraison du fournisseur: à l’entrée du bâtiment, au quai de chargement, à l’étage requis ou à l’emplacement final d’installation.
N’utilisez les fourchettes de prix du marché publiées à des fins de budgétisation préliminaire que si la source, la date, le pays et la configuration incluse sont clairement indiqués. Il ne s’agit pas de devis définitifs. Le fret, les droits de douane, l’installation et les travaux électriques locaux peuvent influencer considérablement le coût final du projet.
Si un déménagement ultérieur est prévu, renseignez-vous sur les ressources humaines, les outils et les pièces de rechange nécessaires, ainsi que sur l’impact du démontage ou du remontage sur la garantie. Un stand modulaire peut être conçu pour être déplacé, mais le coût réel dépendra de l’itinéraire d’acheminement, des tarifs locaux de la main-d’œuvre et de l’état des composants après leur démontage.
Demandez un devis complet
Fournissez à chaque fournisseur le même cahier des charges afin que les devis puissent être comparés de manière cohérente. Inclure:
- Portée du projet: Pays d’installation et adresse du site, quantité requise, utilisation prévue, durée typique et maximale d’une séance, ainsi que toute exigence en matière de mobilier ou d’équipement.
- Détails du site: Plan d’étage, emplacement proposé du stand, itinéraire de livraison, contraintes liées au site et exigences d’accessibilité
- Calendrier du projet: Dates de livraison et d’installation requises, ainsi que toute autre exigence liée aux délais ou propre au site.
Demandez aux fournisseurs de structurer leurs devis autour de quatre domaines:
- Configuration du produit: Modèle et configuration exacts, équipements standard et optionnels, dimensions extérieures, intérieures et emballées, poids des composants ainsi que les dessins pertinents.
- Documentation technique: Spécifications en matière de ventilation, d’éclairage et d’installations électriques, rapports d’essais acoustiques, informations sur l’accessibilité ainsi que tous les documents requis relatifs aux matériaux, aux émissions ou au feu pour le projet.
- Livraison et assistance: Délai d’exécution, responsabilités en matière de livraison et d’assemblage, calendrier d’installation, couverture et exclusions de la garantie, exigences de maintenance et disponibilité des pièces de rechange.
- Conditions commerciales: Tarification détaillée, devise, traitement fiscal, validité du devis ainsi que les éventuels services exclus ou frais supplémentaires.
Veillez à ce que le devis précise clairement si les meubles, l’éclairage, la ventilation, les prises électriques, les commandes et les services d’installation sont inclus, optionnels ou exclus. Ne présumez pas que tout élément présenté sur une image de produit ou dans un stand de démonstration est inclus dans la configuration proposée au prix indiqué.
Pour discuter d’un Soundbox cabine téléphonique de bureau pour votre projet, Contactez notre équipe et indiquez le pays d’installation, le plan d’étage, l’utilisation prévue, la quantité et le calendrier requis. Vous pouvez également demander les plans du modèle actuel, la documentation d’essai disponible ainsi qu’un devis détaillé de la configuration proposée.
