La privacidad en la oficina abarca la privacidad visual, la privacidad de las conversaciones y la protección de la información almacenada en dispositivos y sistemas. Cada uno requiere controles diferentes.
Identificar actividades sensibles
Comience mapeando actividades que involucren información confidencial o personal. Estos pueden incluir discusiones de recursos humanos, llamadas de clientes, trabajo legal, información de salud y reuniones comercialmente sensibles. Registre quién pudo ver o escuchar la actividad y dónde se lleva a cabo actualmente.
Mejorar la privacidad visual
Utilice la distribución, las líneas de visión, la ubicación de las pantallas, persianas o tratamientos de acristalamiento adecuados. Verifique las necesidades de seguridad, iluminación natural, accesibilidad y supervisión antes de opacar los vidrios o modificar las divisiones.
Mejorar la privacidad del habla
La distancia, el ruido de fondo, la recintación y el aislamiento acústico influyen en la distancia a la que el habla conserva su inteligibilidad. Los acabados absorbentes pueden reducir la reflexión, pero no crean un recinto hermético.
Cuando una cabina de privacidad puede ser de ayuda
Un pod de privacidad puede proporcionar una ubicación cerrada para llamadas, reuniones virtuales o tareas individuales cuando las salas existentes no están disponibles. Defina la ocupación requerida, la duración y el nivel de privacidad; a continuación, revise las dimensiones, la ventilación, la accesibilidad, el suministro eléctrico, las condiciones de protección contra incendios y de salida, así como los requisitos de entrega y los aspectos acústicos.
Evaluar una cabina de privacidad
Pregunte qué tipo de conversación se llevará a cabo, qué nivel de privacidad del habla se requiere y respecto de quién. Obtenga el informe de ensayo acústico específico del modelo y confirme el método de ensayo y la configuración sometida a prueba.
A continuación, tenga en cuenta el ruido ambiental circundante, la distancia, las estaciones de trabajo cercanas y el nivel de voz esperado del usuario. Una prueba de producto permite comparar distintos modelos, pero la evaluación de si se cumple el nivel de privacidad requerido debe realizarse en el entorno de trabajo instalado.
Para trabajos de alta sensibilidad, encargue una evaluación de privacidad específica para el sitio y evalúe si una sala diseñada a medida resulta más adecuada.
Proteger la información digital
Utilice sistemas aprobados, controles de acceso, bloqueos de pantalla y políticas de retención. Una sala de aspecto privado no protege el software, las grabaciones ni los datos de reservas.
Establecer la política y verificar
Defina dónde deben llevarse a cabo las actividades sensibles, cómo se informa sobre la supervisión y cómo los empleados pueden plantear sus inquietudes. Evalúe el espacio en cuestión y procure asesoría legal o especializada cuando el riesgo sea elevado.
