La confidentialité au bureau englobe la protection visuelle, la confidentialité des conversations ainsi que la protection des informations stockées sur les appareils et les systèmes. Chacun nécessite des commandes différentes.
Identifier les activités sensibles
Commencez par cartographier les activités qui impliquent des informations confidentielles ou personnelles. Celles-ci peuvent inclure des discussions RH, des appels de clients, du travail juridique, des informations sur la santé et des réunions commercialement sensibles. Notez qui pouvait voir ou surprendre les échanges et où ils se déroulent actuellement.
Améliorer la confidentialité visuelle
Utilisez la disposition, les lignes de visée, l’orientation des écrans, les stores ou des traitements de vitrage adaptés. Vérifiez les besoins en matière de sécurité, d’éclairage naturel, d’accessibilité et de surveillance avant d’opacifier des vitrages ou de modifier des cloisons.
Améliorer la confidentialité des communications vocales
La distance, le bruit ambiant, l’environnement clos et l’isolation acoustique influencent la portée de l’intelligibilité de la parole. Les revêtements absorbants peuvent atténuer les réflexions, mais ils ne confèrent pas à l’espace une étanchéité acoustique.
Quand une cabine de confidentialité peut être utile
Un espace de confidentialité peut fournir un emplacement fermé pour les appels, les réunions virtuelles ou les tâches individuelles lorsque les salles existantes ne sont pas disponibles. Définissez l’occupation requise, la durée d’utilisation ainsi que le niveau de confidentialité, puis examinez les dimensions, la ventilation, l’accessibilité, l’alimentation électrique, les dispositifs de sécurité incendie et les issues de secours, les modalités de livraison et les performances acoustiques.
Évaluer une cabine de confidentialité
Demandez quel type de conversation aura lieu, quel niveau de confidentialité des échanges est requis et vis-à-vis de qui. Obtenez le rapport d’essai acoustique spécifique au modèle et confirmez la méthode d’essai ainsi que la configuration testée.
Puis tenez compte du bruit ambiant, de la distance, des postes de travail avoisinants et du niveau vocal prévu de l’utilisateur. Un test de produit permet de comparer les modèles, mais la réalisation du niveau de confidentialité requis doit être évaluée sur le lieu de travail une fois l’installation effectuée.
Pour des travaux particulièrement sensibles, faites réaliser une évaluation de la confidentialité adaptée au site et déterminez si une salle spécialement conçue serait plus appropriée.
Protéger les informations numériques
Utilisez des systèmes approuvés, des contrôles d’accès, des verrous d’écran et des règles de conservation. Une salle à l’aspect privé ne protège ni les logiciels, ni les enregistrements, ni les données de réservation.
Établir la politique et la vérifier
Définissez les lieux où doivent se dérouler les activités sensibles, la manière dont la surveillance est communiquée et la procédure selon laquelle les employés peuvent signaler leurs préoccupations. Évaluez l’espace concerné et sollicitez un avis juridique ou spécialisé lorsque le risque est élevé.
