Der Datenschutz im Büro umfasst visuelle Privatsphäre, Sprech‑ und Gesprächsgeheimnis sowie den Schutz von Informationen auf Geräten und in Systemen. Jedes davon erfordert unterschiedliche Steuerungen.
Identifizieren Sie sensible Tätigkeiten
Beginnen Sie mit der Zuordnung von Aktivitäten, die vertrauliche oder persönliche Informationen beinhalten. Dies können HR-Diskussionen, Kunden anrufe, juristische Arbeiten, Gesundheits informationen und wirtschaft lich sensible Besprechungen umfassen. Notieren Sie, wer die Aktivität sehen oder mithören konnte und wo sie derzeit stattfindet.
Verbessern Sie die visuelle Privatsphäre
Nutzen Sie die Raumaufteilung, Sichtverbindungen, die Anordnung der Bildschirme sowie Jalousien oder geeignete Verglasungsvarianten. Prüfen Sie vor dem Verschließen von Glasflächen oder dem Austausch von Trennwänden die Anforderungen an Sicherheit, Tageslicht, Barrierefreiheit und Aufsicht.
Verbessern Sie die Sprachgeheimhaltung
Abstand, Hintergrundgeräusche, Gehäuse und Schallisolierung beeinflussen, wie weit Sprache verständlich bleibt. Absorbierende Oberflächen können die Reflexion verringern, schaffen jedoch keinen abgeschlossenen Raum.
Wenn eine Privatsphäre-Kabine helfen kann
Ein Datenschutz-Pod kann einen geschlossenen Ort für Anrufe, virtuelle Besprechungen oder einzelne Aufgaben bereitstellen, wenn vorhandene Räume nicht verfügbar sind. Legen Sie die erforderliche Belegung, Nutzungsdauer und den gewünschten Privatheitgrad fest, und prüfen Sie anschließend die Abmessungen, die Belüftungs‑, Barrierefreiheits‑, Energieversorgungs‑, Brandschutz‑ sowie Flucht- und Rettungswegbedingungen, die Ausstattung sowie die akustischen Gegebenheiten.
Bewertung einer Privatsphäre-Kabine
Erkundigen Sie sich, welche Art von Gespräch stattfinden wird, welches Maß an Sprach‑ und Gesprächs‑Privatsphäre erforderlich ist und vor wem. Besorgen Sie sich den modellspezifischen akustischen Prüfbericht und bestätigen Sie die Prüfmethode sowie die geprüfte Konfiguration.
Berücksichtigen Sie anschließend die Umgebungsgeräusche, die Entfernung, die benachbarten Arbeitsplätze sowie den erwarteten Sprachpegel der Nutzer. Ein Produkttest ermöglicht den Vergleich zwischen Modellen, doch ob die erforderliche Privatsphäre gewährleistet ist, sollte am installierten Arbeitsplatz beurteilt werden.
Für besonders sensible Arbeiten beauftragen Sie eine standortbezogene Datenschutzfolgenabschätzung und prüfen Sie, ob ein zweckgebundener Raum geeigneter ist.
Digitale Informationen schützen
Verwenden Sie genehmigte Systeme, Zugriffskontrollen, Bildschirmsperren und Aufbewahrungsregelungen. Ein privat wirkender Raum schützt weder Software, Aufnahmen noch Buchungsdaten.
Richtlinien festlegen und überprüfen
Legen Sie fest, an welchen Orten sensible Tätigkeiten durchgeführt werden sollen, wie die Überwachung offengelegt wird und auf welche Weise Mitarbeitende Bedenken melden können. Prüfen Sie den konkreten Raum und holen Sie bei hohem Risiko rechtlichen oder fachspezifischen Rat ein.
