कार्यालय गोपनीयता में दृश्य गोपनीयता, वाचन गोपनीयता और उपकरणों तथा प्रणालियों पर सूचना की सुरक्षा शामिल है। प्रत्येक के लिए अलग-अलग नियंत्रणों की आवश्यकता होती है।
संवेदनशील गतिविधियों की पहचान करें
गोपनीय या व्यक्तिगत जानकारी शामिल करने वाली गतिविधि की मैपिंग करें। इसमें हर चर्चा, ग्राहक कॉल, कानूनी कार्य, स्वास्थ्य जानकारी और व्यावसायिक रूप से संवेदनशील बैठकें शामिल हो सकती हैं। यह दर्ज करें कि गतिविधि को कौन देख सकता था या सुन सकता था और वर्तमान में यह कहाँ हो रही है।
दृश्य गोपनीयता में सुधार करें
लेआउट, दृष्टि-रेखा, स्क्रीन की स्थिति, ब्लाइंड्स या उपयुक्त ग्लेज़िंग उपचारों का उपयोग करें। काँच को धुंधला करने या बाँटों में परिवर्तन करने से पहले सुरक्षा, दिन के प्रकाश, पहुँच और निगरानी की आवश्यकताओं की जाँच कर लें।
बोली की गोपनीयता में सुधार करें
दूरी, पृष्ठभूमि की आवाज़, संरक्षित वातावरण और ध्वनि अलगाव इस बात को प्रभावित करते हैं कि बोली गई बात कहाँ तक समझ में आती है। अवशोषक परिष्करण चमक को कम कर सकता है, लेकिन यह एक सीलबंद कमरे का निर्माण नहीं करता।
जब एक प्राइवेसी पॉड मदद कर सकता है
एक गोपनीयता डाक कॉल, वर्चुअल बैठकों या व्यक्तिगत कार्यों के लिए एक संलग्न स्थान प्रदान कर सकता है जब मौजूदा कमरे अनुपलब्ध हैं। आवश्यक आबादी, अवधि और गोपनीयता का स्तर परिभाषित करें, फिर आयामों, वेंटिलेशन, बाधारहित पहुँच, बिजली, अग्नि सुरक्षा एवं निकास मार्ग की स्थितियों, वितरण तथा ध्वनिक प्रमाण की समीक्षा करें।
गोपनीयता पॉड का मूल्यांकन करना
पूछें कि किस प्रकार की बातचीत होगी, किस स्तर की वार्तालाप गोपनीयता की आवश्यकता है, और वह किससे चाहिए। मॉडल-विशिष्ट ध्वनिक परीक्षण रिपोर्ट प्राप्त करें और परीक्षण विधि तथा परीक्षणित व्यवस्था की पुष्टि करें।
फिर आसपास के पृष्ठभूमि के ध्वनि स्तर, दूरी, निकटवर्ती कार्यस्थलों और उपयोगकर्ता की अपेक्षित आवाज़ के स्तर पर विचार करें। उत्पाद परीक्षण विभिन्न मॉडलों के बीच तुलना करने में सहायता करता है, लेकिन आवश्यक गोपनीयता की प्राप्ति का आकलन स्थापित कार्यस्थल पर ही किया जाना चाहिए।
अत्यधिक संवेदनशील कार्यों के लिए, स्थल-विशिष्ट गोपनीयता मूल्यांकन कराएँ और विचार करें कि क्या विशेष रूप से निर्मित एक कक्ष अधिक उपयुक्त होगा।
डिजिटल जानकारी की सुरक्षा करें
अनुमोदित प्रणालियों, पहुँच नियंत्रणों, स्क्रीन लॉक और रिटेंशन नियमों का उपयोग करें। निजी दिखने वाला कमरा सॉफ्टवेयर, रिकॉर्डिंग या बुकिंग डेटा को सुरक्षित नहीं रखता।
नीति सेट करें और सत्यापित करें
यह निर्धारित करें कि संवेदनशील गतिविधियाँ कहाँ होनी चाहिए, निगरानी का खुलासा कैसे किया जाए और कर्मचारी चिंताओं की रिपोर्ट कैसे करें। वास्तविक जगह का परीक्षण करें और जहाँ जोखिम अधिक हो, वहाँ कानूनी या विशेषज्ञ सलाह लें।
