تشمل الخصوصية في المكتب كلاً من الخصوصية البصرية، وخصوصية الكلام، وحماية المعلومات الموجودة على الأجهزة والأنظمة. يتطلب كلٌّ منها ضوابط مختلفة.
تحديد الأنشطة الحساسة
تبدأ بتحديد النشاط الذي يتضمن معلومات سرية أو شخصية. قد تشمل هذه المناقشات ساعة ، مكالمات العملاء ، والعمل القانوني ، والمعلومات الصحية والاجتماعات الحساسة تجاريا. سجّل من كان بإمكانه رؤية النشاط أو التصنت عليه، وحدد المكان الذي يجري فيه حاليًا.
تحسين الخصوصية البصرية
استخدم التصميم المكاني، وخطوط الرؤية، ووضع الشاشات، والستائر أو أنظمة الزجاج المناسبة. تحقق من متطلبات السلامة، والإضاءة الطبيعية، وإمكانية الوصول، والرقابة قبل تعتيم الزجاج أو تعديل الحوائط الفاصلة.
تحسين خصوصية الكلام
تؤثر المسافة والصوت المحيط والغلاف العازل وعزل الصوت في مدى بقاء الكلام مفهومًا. يمكن للأسطح الممتصة للصوت أن تقلل من الانعكاسات، لكنها لا تؤدي إلى إنشاء غرفة محكمة الإغلاق.
عندما قد تُسهم كابينة الخصوصية في المساعدة
يمكن أن يوفر جراب الخصوصية موقعًا مغلقًا للمكالمات أو الاجتماعات الافتراضية أو المهام الفردية عندما تكون الغرف الموجودة غير متاحة. حدد متطلبات الإشغال والمدة الزمنية ومستوى الخصوصية، ثم قم بمراجعة الأبعاد والتهوية وإمكانية الوصول والطاقة ومتطلبات السلامة من الحرائق ومخارج الطوارئ، بالإضافة إلى شروط التسليم والأدلة الصوتية.
تقييم كابينة الخصوصية
اسأل عن نوع المحادثة المزمع إجراؤها، ومستوى الخصوصية المطلوب في الحديث، ومن أي الأطراف. احصل على تقرير الاختبار الصوتي الخاص بالطراز، وتأكد من طريقة الاختبار والتكوين المُختبَر.
ثم ضع في اعتبارك الصوت المحيط، والمسافة، ومحطات العمل القريبة، ومستوى صوت المستخدم المتوقع. يدعم اختبار المنتج إجراء المقارنة بين النماذج، غير أن مدى تحقيق الخصوصية المطلوبة ينبغي تقييمه في بيئة العمل الفعلية.
للمهام شديدة الحساسية، يُنصح بإجراء تقييم مخصص لخصوصية الموقع، مع النظر في ما إذا كانت غرفة مصمَّمة خصيصًا أكثر ملاءمة.
حماية المعلومات الرقمية
استخدم الأنظمة المعتمدة، وضوابط الوصول، وقفل الشاشة، وقواعد الاحتفاظ بالبيانات. لا يكفل وجودُ غرفةٍ ذات طابعٍ خاصٍّ حمايةَ البرمجيات أو التسجيلات أو بيانات الحجوزات.
وضع السياسة والتحقق منها
حدد الأماكن التي يُفترض أن تُجرى فيها الأنشطة الحساسة، وكيفية الإفصاح عن أنشطة المراقبة، وآلية إبلاغ الموظفين عن المخاوف. قم بفحص المساحة الفعلية واطلب المشورة القانونية أو المتخصصة عندما تكون المخاطر عالية.
